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Gestionnaire de congés

La fonction Gestionnaire de congés permet de demander des congés et d’afficher les informations qui s’y rapportent, y compris le résumé des congés dont vous bénéficiez, que vous avez pris ou que vous prévoyez de prendre. Vous pouvez également indiquer vos préférences en matière de vacances et consulter les attributions de congés de votre groupe de vacances. Pour vous aider à sélectionner vos congés, vous pouvez consulter une liste d’attente et une liste des congés par jour.

Cliquez sur le lien Gestionnaire de congés situé dans la barre de navigation pour afficher le module Gestionnaire de congés. Ce lien est disponible uniquement si la fonction Gestionnaire de congés WebStation a été activée et si la configuration de l’UG permet les offres horaires dans Agent WebStation. Lorsque vous cliquez sur le client Gestionnaire de congés, la page de sélection des vacances est affichée (reportez-vous à Page Choisissez une année, 1-168).

Sommaire de cette rubrique

Alerte d’offre

Si les offres de congés de votre groupe de vacances et de l’année ont été configurées par ordre d’ancienneté, vous ne pouvez pas soumettre de demande de congé tant que ce n’est pas votre tour. Les agents dont l’ancienneté est supérieure à la vôtre doivent avoir déjà rempli leurs demandes de congés. Si vous êtes connecté à Agent WebStation, vous recevez une alerte d’offre, similaire à celle de la Figure 1-58, lorsque c’est votre tour de faire une offre. Si vous n’êtes pas connecté à Agent WebStation à ce moment-là, vous recevez l’alerte dès que vous vous connectez.



Figure 1-58 . Alerte d’offre

Cliquez sur le bouton ouvrir le Gestionnaire de congés pour afficher la page Choisissez une année, comme indiqué dans Page Choisissez une année, 1-168. Cliquez sur le bouton fermer pour fermer cette fenêtre.

Page Choisissez une année

Dans la page de sélection d’une année (Choisissez une année), illustrée dans la Figure 1-59, le groupe de vacances auquel vous appartenez apparaît en haut de la page. Chaque ligne indique l’ID et le nom du groupe pour chaque année de vacances définie. Sélectionnez dans cet écran l’année que vous souhaitez consulter ou pour laquelle vous voulez demander des congés (reportez-vous à Page Mes congés - Vue texte, 1-173 et Mes congés - Vue calendrier, 1-180).



Figure 1-59 . Page Choisissez une année (sélection d’une année)

Si aucune année de vacances n’est disponible, le message suivant est affiché :

« Aucune année de vacances n’est actuellement ouverte pour une offre. »

Informations affichées sur la page Choisissez une année

Outre les liens Groupe de vacances et Année, cet écran contient la plage de dates de chaque année de vacances. La colonne « Déjà concerné par une offre » indique si vous avez déjà fait une offre de congés. Si vous en avez fait au moins une pour l’année, ce champ contient la mention « Oui ».

Choix d’une année de vacances

Pour choisir l’année de vacances pour laquelle afficher ou demander les congés, cliquez soit sur le lien Groupe de vacances, soit sur le lien Année. La page mes congés, illustrée à la Figure 1-60 est affichée (en vue texte) et l’année de vacances sélectionnée est utilisée dans tout le module Gestionnaire de congés (jusqu’à ce que vous sélectionniez une autre année).

Onglets du module Gestionnaire de congés

Les onglets suivants sont disponibles dans le module Gestionnaire de congés lorsque vous avez sélectionné une année de vacances, comme indiqué précédemment : « mes congés », « préférences de jour férié » et « attributions de congé ».

REMARQUE : Selon les autorisations accordées par votre superviseur, il se peut que vous ne puissiez pas accéder à tous les onglets et/ou champs présentés et expliqués dans ce document.

Page Mes congés

Lorsque vous avez sélectionné une année de vacances, la page mes congés (vue texte), similaire à la Figure 1-60 est affichée. Dans cette page, vous pouvez consulter les informations relatives aux congés en vue texte ou calendrier pour le groupe et l’année de vacances sélectionnés. Vous pouvez également afficher des instructions et des offres, imprimer les informations de congés et accéder à la page Demande de congé permettant de demander, modifier ou annuler des congés.



Figure 1-60 . Mes congés - vue texte

REMARQUE : Si la configuration de votre groupe et année de vacances prévoit que les offres soient basées sur l’ancienneté, vous ne pouvez pas demander de congés tant que ce n’est pas votre tour de le faire, à savoir tant que les agents de votre groupe ayant plus d’ancienneté que vous n’ont pas fait d’offre (le lien demande de congé n’est pas disponible). Par contre, vous avez toujours la possibilité d’afficher les informations relatives aux congés et d’annuler des congés. Si votre tour de faire des offres est passé (c’est au tour d’une personne avec moins d’ancienneté de faire des offres), vous avez toujours la possibilité de demander des congés. Reportez-vous à Alerte d’offre, 1-167 pour obtenir des informations sur la manière d’être averti quand votre tour de faire des offres est venu.

Si vous préférez afficher cette page en mode calendrier au lieu du mode texte, cliquez sur le lien vue calendrier. Reportez-vous à Mes congés - Vue calendrier, 1-180 pour obtenir des informations sur la vue calendrier de la page mes congés.

Les champs et liens suivants sont affichés dans la page mes congés, que ce soit en mode calendrier ou texte.

Année de vacances (lien)

L’année de vacances sélectionnée apparaît en haut de cette page. Pour passer à une autre année, cliquez sur le lien de l’année de vacances affiché en haut à gauche pour revenir à la page Choisissez une année.

Format d’heure (champ)

Dans le champ « Format d’heure », sélectionnez le format des heures affichées dans la section de résumé. Choisissez HH:MM pour un format horaire comprenant les heures et les minutes (choix par défaut) ou JJ:HH:MM pour afficher les jours, les heures et les minutes. Dans ce dernier cas, l’équivalent en temps complet par rapport à l’année de vacances est utilisé pour déterminer le nombre de jours à afficher pour chaque valeur de temps.

Instructions (lien)

Cliquez sur le lien instructions situé en haut de la page mes congés pour obtenir des instructions sur la manière de faire des offres de congés, définies par votre superviseur pour l’année de vacances. Reportez-vous à la Figure 1-61 pour consulter un exemple d’instructions. Cliquez sur le bouton fermer pour fermer la fenêtre des instructions.



Figure 1-61 . Instructions

Données de l’offre (lien)

Cliquez sur le lien données de l’offre en haut de la page mes congés pour afficher la fenêtre des données d’offre (similaire à la Figure 1-62), qui affiche des informations sur la semaine de travail, les plages de sélection correctes et d’autres informations, telles que la date et l’ordre de l’offre.



Figure 1-62 . Données de l’offre

Les champs affichés dans la fenêtre des données d’offre sont détaillés ci-dessous.

semaine de travail

Cette section affiche le nombre d’heures et de minutes de travail quotidien, ainsi que le nombre de jours travaillés par semaine, définis dans votre profil par le superviseur.

plages de sélections correctes

Cette section affiche l’icône (et une description) représentant chaque type de congé reconnu dans l’année de vacances (la liste d’attente est affichée en dernier), ainsi que les dates de début et de fin qui peuvent être choisies pour chaque type de congé. REMARQUE : Il s’agit des dates de début et de fin principales spécifiées par le superviseur. Elles représentent la plage de dates à l’intérieur de l’année de vacances pour laquelle les agents peuvent poser des congés.

infos supplémentaires

La date d’offre et l’extension sont affichées en bas de cet écran. Le libellé « Ordre dans la liste d’offres » représente l’endroit où vous vous situez dans la liste d’offres. Votre statut (travail à plein temps ou à temps partiel) figure également dans cette section.

fermer (bouton)

Cliquez sur le bouton fermer pour fermer la fenêtre des données d’offres.

Vue imprimable (lien)

Cliquez sur le lien vue imprimable situé en haut de la page mes congés pour afficher une fenêtre distincte contenant une vue imprimable de vos informations de congés, comme illustré dans Figure 1-66). Reportez-vous à Impression de la page « mes congés », 1-183 pour obtenir des informations détaillées sur l’impression de cette page.

Demande de congé (lien)

Cliquez sur le lien demande de congé situé en haut de la page mes congés pour ajouter une demande dans la page Demande de congé, illustrée dans la Figure 1-67. Cette page peut être affichée à tout moment en cliquant sur le lien demande de congé d’une page quelconque où il est présent, ou en cliquant sur une date pour laquelle une demande peut être faite en mode calendrier. Pour des instructions détaillées sur la manière de soumettre une demande de congé, reportez-vous à Demande de congé, 1-184.

IMPORTANT : Ce lien est masqué si les offres sont soumises à condition d’ancienneté et que ce n’est pas votre tour de faire une offre.

Page Mes congés - Vue texte

Le mode texte est affiché par défaut, lorsque vous avez sélectionné une année de vacances. Si la vue calendrier est affichée, vous devez cliquer sur le lien vue texte en haut de cette page pour afficher la vue texte. Ce type de vue permet d’afficher un résumé des congés pour le groupe et l’année sélectionnés, ainsi que des informations sur les congés pris, planifiés et annulés. Vous pouvez également cliquer sur des liens pour afficher des instructions et des données d’offres, imprimer des informations relatives aux congés ou encore demander des congés.

Chaque section de données présente sur cette page (résumé, pris, planifiés et annulés) est expliquée dans les sections suivantes. Chaque titre de colonne peut être trié par ordre croissant à l’intérieur de la section en cliquant dessus (sauf la section de résumé, qui ne peut pas être triée). Cliquez à nouveau pour effectuer le tri par ordre décroissant. Les données peuvent être triées par colonne, exceptées les colonnes « détails », « modifier » et « annuler ».

Section de résumé

La section de résumé vous informe sur les types de vacances (gagné, pris, planifié, restant…) disponibles. Si certains types de congés ne font pas l’objet d’un suivi pour l’année de vacances sélectionnée, les champs correspondants restent vides. Les colonnes de la section de résumé ne peuvent pas être triées. Les champs affichés sont expliqués ci-dessous.

afficher

Par défaut, ces cases sont cochées, ce qui signifie que les données du tableau tiennent compte de tous les types de congés. Si vous ne souhaitez pas afficher les informations de certains types de congés, il suffit de désactiver les cases correspondantes.

type de congé

Ce champ affiche l’icône et la description de chaque code d’exception associé à l’année de vacances sélectionnée. En outre, s’il existe des types de congés pour les enregistrements de vacances pris ou planifiés pour la plage de dates concernant l’année sélectionnée, ils sont également mentionnés. La liste d’attente figure toujours en fin de résumé, mais elle est grisée car les valeurs ne sont pas prises en compte dans les totaux.

gagné

Ce champ affiche le temps que vous avez accumulé pour le type de congé concerné.

crédité

Ce champ affiche le temps supplémentaire qui vous a été attribué pour le type de congé. Cette valeur « créditée » est ajoutée aux champs « gagné » et « RP de l’année dernière » pour déterminer le temps total que vous pouvez prendre ou planifier pour le type de congé.

RP de l’année dernière

Ce champ correspond au temps transféré à partir de l’année de vacances précédente vers l’année de vacances en cours pour le type de congé concerné. Cette valeur est ajoutée aux champs « gagné » et « crédité » pour déterminer le temps total que vous pouvez prendre ou planifier pour le type de congé.

pris

Ce champ affiche le temps de congés que vous avez déjà pris pour le type concerné pendant l’année de vacances (indépendamment du groupe de vacances). Cette valeur correspond au cumul des congés pris entre la date de début de l’année de vacances et la date de début principale.

planifié

Il s’agit du temps de congé demandé pour un type particulier. La valeur correspond au cumul des durées planifiées à partir de la date de début principale (pour l’année et votre groupe de vacances).

débité

Il s’agit du temps manuellement décompté pour votre ID d’agent pour le type de congé et l’année de vacances sélectionnée.

RP pour l’année prochaine

Il s’agit du temps transféré à partir de l’année de vacances sélectionnée vers l’année de vacances suivante. Les valeurs ne sont indiquées que si le type de congé fait l’objet d’un suivi dans l’année de vacances sélectionnée.

restant

Il s’agit du temps restant qui peut être sélectionné pour ce type de congé. Les valeurs ne sont indiquées que si le type de congé fait l’objet d’un suivi dans l’année de vacances sélectionnée. La formule suivante est utilisée pour le calcul :

restant = gagné + crédité + RP de l’année dernière - pris - planifié - débité - RP pour l’année prochaine

REMARQUE : Reportez-vous aux descriptions de champ ci-dessous pour obtenir des explications sur cette formule.

Totaux

Cette ligne affiche les cumuls de toutes les colonnes, mais sans tenir compte des valeurs de la liste d’attente.

Section « pris »

Cette section contient des informations sur les congés que vous avez pris. Si plusieurs instances du même code d’exception apparaissent pour la même date, elles sont associées sur une seule ligne. Les valeurs correspondent à des enregistrements de congés pris par un ID d’agent à partir de la date de début de l’année de vacances et avant la date de début principale.

Seuls les types de congés pour lesquels vous avez coché la case « afficher » apparaissent dans la section « pris ».

Initialement, les lignes de cette section sont triées par date, puis par heure. Néanmoins, vous pouvez trier les données de ce tableau en cliquant sur un des titres de colonne (sauf la colonne détails).

S’il n’y a aucun enregistrement à afficher dans cette section, le texte « Aucune donnée disponible » apparaît.

Les champs affichés dans la section « pris » sont décrits ci-dessous.

détails (lien)

Cliquez sur le lien détails pour ouvrir la fenêtre Détails de la demande de congé, qui permet d’obtenir des informations détaillées sur le temps de congés pris. Pour plus d’informations sur cette fenêtre, reportez-vous à Affichage des détails des demandes de congés, 1-178.

jour

Il s’agit du jour de la semaine sur lequel le congé est pris. En cas de congés pendant toute la semaine, la mention « semaine » apparaît ici, au lieu d’un simple jour de semaine.

date

Il s’agit de la date à laquelle le congé a été pris. Si toute la semaine a été prise, les dates de début et de fin sont affichées.

type

Il s’agit du type de congé pris, correspondant à la description du code d’exception.

heure

Plage horaire pendant laquelle vous avez été en congé (8:00 - 17:00).

durée

Temps pendant lequel vous avez été congé pour le jour et le type de congé concerné.

Section « planifié »

Cette section contient des informations sur les congés que vous avez demandés, mais pas encore pris. Une ligne apparaît pour chaque enregistrement planifié pour votre ID d’agent pour les dates comprises entre la date de début principale et la date de fin de l’année de vacances (les deux dates incluses). REMARQUE : Ces données sont limitées au groupe de vacances actuellement sélectionné.

Seuls les types de congés pour lesquels vous avez coché la case « afficher » dans la section de résumé apparaissent dans la section « planifié ». Les enregistrements de la liste d’attente sont inclus (si le statut est actif).

Initialement, les lignes de cette section sont triées par date, puis par heure. Néanmoins, vous pouvez trier les données de ce tableau en cliquant sur un des titres de colonne (sauf les colonnes modifier et annuler).

S’il n’y a aucun enregistrement à afficher dans cette section, le texte « Aucune donnée disponible » apparaît.

Les champs affichés dans la section « planifié » sont décrits ci-dessous.

modifier (lien)

Cliquez sur le lien modifier pour afficher la page Modifier la demande de congé. Pour plus d’informations, reportez-vous à Modification d’une demande de congé, 1-193.

jour

Pour des demandes de jours complets ou partiels, c’est le jour de la semaine concerné qui est affiché. Dans le cas de semaines complètes, la mention « Semaine » figure ici.

plage de dates

Il s’agit de la plage de dates pendant laquelle le congé est pris. Si la demande concerne un jour complet ou partiel, une seule date apparaît. Pour les demandes relatives à des semaines, les dates de début et de fin sont affichées.

type

Il s’agit du type de congé à prendre.

heure

Il s’agit de la plage horaire pendant laquelle vous prévoyez un congé. Pour les demandes durant une semaine, la mention « Toute la semaine » est affichée. Pour les demandes d’une journée, « Toute la journée » est affichée. Dans le cas de demandes de quelques heures, la plage horaire demandée est indiquée.

durée

Durée du congé, exprimée en heures et en minutes.

annuler (lien)

Cliquez sur le lien annuler pour annuler la demande de congé. Le message suivant est affiché :

« Voulez-vous vraiment supprimer cette demande de congé ? »

Cliquez sur OK pour annuler la demande de congé. La page, sur laquelle la demande de congé a été transférée de la section « planifié » à la section « annulé », apparaît de nouveau. La section de résumé est mise à jour en conséquence. Cliquez sur le bouton annuler si vous souhaitez conserver la demande de congé.

REMARQUE : Le lien annuler est affiché si votre superviseur vous a autorisé à annuler les demandes de congés.

Section « annulé »

Cette section contient des informations sur les congés demandés, puis annulés. Une ligne est affichée pour chaque enregistrement d’annulation existant pour l’ID d’agent pour les dates comprises entre le début et la fin de l’année de vacances concernée.

Si vous souhaitez afficher les demandes en liste d’attente annulées, vérifiez que la case « afficher » est cochée pour le type de congé Liste d’attente dans la section de résumé de cette page.

Initialement, les lignes de cette section sont triées par date, puis par heure. Néanmoins, vous pouvez trier les données de ce tableau en cliquant sur un des titres de colonne (sauf les colonnes modifier et annuler).

S’il n’existe aucun enregistrement à afficher dans cette section, le texte « Aucune donnée disponible » apparaît.

Les champs affichés dans la section « annulé » sont décrits ci-dessous.

détails (lien)

Cliquez sur le lien détails pour ouvrir la fenêtre Détails de la demande de congé, qui permet d’obtenir des informations détaillées sur le temps de congé annulé. Pour plus d’informations sur cette fenêtre, reportez-vous à Affichage des détails des demandes de congés, 1-178.

jour

Pour des demandes de jours complets ou partiels, c’est le jour de la semaine concerné qui est affiché. Dans le cas de semaines complètes, la mention « Semaine » figure ici.

plage de dates

Il s’agit de la plage de dates pour laquelle les congés sont demandés. Si la demande concerne un jour complet ou partiel, une seule date apparaît. Pour les demandes relatives à des semaines, les dates de début et de fin sont affichées.

type

Il s’agit du type de congé demandé.

heure

Il s’agit de la plage horaire concernée par la demande. Pour les demandes durant une semaine, la mention « Toute la semaine » est affichée. Pour les demandes d’une journée, « Toute la journée » est affichée. Dans le cas de demandes de quelques heures, la plage horaire demandée est indiquée.

durée

Il s’agit du temps de congés demandé, exprimé en heures et minutes.

Affichage des détails des demandes de congés

Vous avez la possibilité d’afficher des informations sur les congés que vous avez pris en cliquant sur le lien détails de la section « pris » ou « annulé » de la page mes congés. La fenêtre Détails de la demande de congé est affichée, comme illustré à la Figure 1-63. Cette page s’affiche également lorsque vous cliquez sur une date de la section « pris » de la vue calendrier de la page mes congés (reportez-vous à Couleurs et liens du calendrier, 1-181), ou si vous cliquez sur le lien afficher des informations supplémentaires de la page Modifier la demande de congé (reportez-vous à Affichage d’informations supplémentaires, 1-195).



Figure 1-63 . Détails des demandes de congés

Les informations suivantes sont affichées (en lecture seule) dans la fenêtre Détails de la demande de congé.

type de congé

Icône et description du code d’exception correspondant au type de congé accordé.

date / date de début

Date, si la demande de congé correspond à une journée. Si sa durée est supérieure à un jour, il s’agit de la date de début.

date de fin

Date de fin de la demande de congé. Elle n’apparaît que si la durée du congé est supérieure à un jour.

heure

Plage horaire concernée par la demande. Pour les demandes durant une semaine, la mention « Toute la semaine » est affichée. Pour les demandes d’une journée, « Toute la journée » est affichée. Dans le cas de demandes de quelques heures, les heures de début et de fin sont indiquées.

durée prise

Temps pris pour ce type de congé et la date, affichée en heures et minutes. Seules les dates antérieures à la date de début principale sont affichées.

durée de la demande

Temps demandé, exprimé en heures et en minutes. REMARQUE : S’il s’agit d’une semaine entière, cette valeur provient en réalité du profil de l’agent, et ne correspond pas à la durée totale demandée pour toute la semaine.

jours

Jours de la semaine auxquels s’applique la demande. Tous les jours concernés sont affichés en gras, les autres restent en caractères normaux.

statut

Statut actuel de la demande (pris, planifié, en liste d’attente ou annulé). REMARQUE : En fonction de la façon dont vous avez accédé à la fenêtre Détails de la demande de congé, la valeur du statut peut varier. Si vous y accédez, par exemple, à partir de la section « pris » de la page mes congés, le statut est « pris ». Si vous y accédez à partir du lien afficher des informations supplémentaires de la page Modifier la demande de congé , les quatre statuts possibles sont disponibles.

commentaires

Commentaires associés par l’agent à ce congé, s’il y a été autorisé par le superviseur. Sinon, le champ reste vide.

année de vacances

Année de vacances au cours de laquelle vous demandez des congés.

demandé par

Nom de l’agent ou du superviseur qui a saisi la demande.

demande d’origine

Date et heure de saisie initiale de la demande.

dernière modification par

Nom du superviseur qui a modifié la demande en dernier. Si ce superviseur n’existe plus, c’est le nom de connexion qui est affiché. Votre nom d’agent peut également apparaître dans ce champ.

dernière modification

Date et heure de la dernière modification apportée.

fermer (bouton)

Cliquez sur le bouton fermer pour fermer la fenêtre Détails de la demande de congé.

Mes congés - Vue calendrier

Cette page, similaire à la Figure 1-64, s’affiche lorsque vous cliquez sur le lien vue calendrier en mode texte sur la page mes congés. Elle propose une vue en mode calendrier de vos demandes de congés et affiche le statut de chaque jour de l’année de vacances. Un calendrier est affiché pour chaque mois de l’année de vacances sélectionnée. Le statut de chaque jour se différencie par sa couleur (reportez-vous à la légende de la page Couleurs et liens du calendrier, 1-181).



Figure 1-64 . Mes congés - vue calendrier

Comme dans la vue texte, cette page permet de consulter des informations relatives aux congés pris, planifiés et annulés, des instructions sur les offres et des données relatives aux offres. Elle permet également d’imprimer des informations et de demander des congés.

Si vous préférez afficher cette page en mode texte au lieu du mode calendrier, cliquez sur le lien vue texte. Reportez-vous à Page Mes congés - Vue texte, 1-173 pour obtenir des informations sur la vue texte de la page mes congés.

Section de résumé

La section de résumé vous informe sur les types de vacances (gagné, pris, planifié, restant…) disponibles. Si certains types de congé ne font pas l’objet d’un suivi pour l’année de vacances sélectionnée, les champs correspondants restent vides. Les colonnes de la section de résumé ne peuvent pas être triées. Les champs affichés dans cette section sont identiques à ceux expliqués dans Section de résumé, 1-173 .

REMARQUE : Si la case « afficher » est cochée pour un type de congé, les dates du calendrier correspondant à des congés de ce type pris ou planifiés apparaissent en bleu.

Légende (lien)

Cliquez sur le lien légende en haut de la page en mode calendrier mes congés pour afficher une légende expliquant le statut de congé associé à chaque couleur, comme illustré dans la Figure 1-65. Pour plus d’informations sur la manière dont les couleurs sont associées aux dates du calendrier, reportez-vous à Couleurs et liens du calendrier, 1-181.



Figure 1-65 . Légende

Cliquez sur le bouton fermer pour fermer la fenêtre Légende.

Couleurs et liens du calendrier

La section calendrier, en bas de la page, affiche les mois compris entre les dates de début et de fin de l’année de vacances sélectionnée. Chaque jour du mois apparaît en fonction de son statut en cours, comme illustré dans Légende (lien), 1-181.

Lorsque vous cliquez sur une date du calendrier, les informations de congé correspondantes apparaissent, en fonction de son statut.

REMARQUE : Vous devez cocher la case « afficher » des types de congés pour que les couleurs correspondantes soient affichées dans le calendrier.

Pris (bleu)

Si vous cliquez sur un jour « pris » (bleu) du calendrier, la fenêtre Détails de la demande de congé s’affiche (pour plus d’informations, reportez-vous à Affichage des détails des demandes de congés, 1-178).

Planifié (bleu)

Si vous cliquez sur un jour « planifié » (bleu) du calendrier, la fenêtre Modifier la demande de congé s’affiche (pour plus d’informations, reportez-vous à Modification d’une demande de congé, 1-193).

Liste d’attente (cyan)

Si vous cliquez sur un jour « Liste d’attente » (cyan) du calendrier, la fenêtre Modifier la demande de congé s’affiche (pour plus d’informations, reportez-vous à Modification d’une demande de congé, 1-193).

Jour férié ouvert ou fermé - passé (vert ou jaune)

Il n’y a aucun lien associé à un jour férié ouvert ou fermé correspondant à une date passée.

Jour férié ouvert ou fermé - en cours ou à venir (jaune ou vert)

Si vous cliquez sur un jour férié jaune ou vert du calendrier, la page Modifier le jour de congé s’affiche si vous avez déjà soumis une demande pour un jour en cours ou à venir (reportez-vous à Modification d’une demande de congé, 1-193). Si vous n’avez pas déjà soumis une demande pour une date en cours ou à venir, la page Demande de congé est affichée (reportez-vous à Demande de congé, 1-184).

Congé imposé (magenta)

Si vous cliquez sur un jour imposé (magenta) du calendrier, la page Modifier la demande de congé est affichée (reportez-vous à Modification d’une demande de congé, 1-193).

Hors plage ou sélections non autorisées (blanc)

Aucun lien n’est proposé pour les jours avec ce statut, c’est pourquoi aucune action ne se produit lorsque vous cliquez sur une date dont l’arrière-plan est blanc.

Non disponible - date passée (rouge)

Aucune action ne se produit si vous cliquez sur un jour non disponible du calendrier, antérieur à la date de début principale. Un jour non disponible est un jour complet, pour lequel le groupe de vacances ne peut plus sélectionner de temps.

Non disponible - Date en cours ou à venir (rouge)

Si vous cliquez sur un jour non disponible (rouge) du calendrier pour une date en cours ou postérieure à la date de début principale, la page Demande de congé s’affiche (reportez-vous à Demande de congé, 1-184). La liste d’attente est sélectionnée par défaut. Un jour non disponible est considéré comme complet, à savoir que le groupe de vacances ne peut plus sélectionner de temps.

Disponible (couleur « claire » du jeu de couleurs)

Si vous cliquez sur un jour disponible du calendrier (couleur claire de votre jeu de couleurs), la page Demande de congé est affichée (reportez-vous à Demande de congé, 1-184).

Impression de la page « mes congés »

Cliquez sur le lien vue imprimable situé en haut de la page mes congés (mode texte ou calendrier) pour afficher une fenêtre distincte contenant une vue imprimable des informations relatives aux congés. Reportez-vous à la Figure 1-66 pour obtenir un exemple de vue imprimable de la page mes congés. Vous pouvez constater que l’année ne constitue pas un lien, comme c’est le cas dans la page mes congés.



Figure 1-66 . Mes congés - vue imprimable

Les champs affichés dans la vue imprimable de la page « mes congés » sont similaires à ceux détaillés dans Page Mes congés - Vue texte, 1-173, avec les informations supplémentaires suivantes :

La « durée de la demande », exprimée en heures et en minutes, apparaît dans la section JOURS PRIS pour indiquer la durée réelle demandée. Si vous avez pris toute la semaine de congé, la valeur de la durée de la demande provient de votre profil, dans lequel le superviseur a défini la durée de votre semaine de travail normale.

Chaque section contient la dernière date/heure de modification d’une demande, ainsi que les commentaires associés (si vous avez été autorisé par votre superviseur à entrer des commentaires).

Impression de la page « mes congés »

Pour imprimer cette page, cliquez sur le lien envoyer à l’imprimante. La boîte de dialogue d’impression du navigateur s’ouvre et vous avez le choix entre les options d’impression standard.

Demande de congé

Cliquez sur le lien demande de congé en haut de la page mes congés (en mode texte ou calendrier) pour ajouter une demande dans la page Demande de congé. Ce lien est similaire à tous les autres liens demande de congé des pages dans lesquelles il apparaît (vue texte ou calendrier de la page mes congés et page attributions de congé). REMARQUE : Si la soumission des offres s’effectue sous condition d’ancienneté et si ce n’est pas votre tour de faire une offre (car des agents plus anciens ne l’ont pas encore fait), ce lien est masqué. La page Demande de congé est également affichée lorsque vous cliquez sur une date pour laquelle une demande peut être effectuée dans la vue calendrier de la page mes congés (à moins que votre tour de faire une offre ne soit pas encore venu).



Figure 1-67 . Demande de congé - Jour complet



Figure 1-68 . Demande de congé - Jour partiel

REMARQUE : Aucun onglet n’est sélectionné lorsque la page Demande de congé est affichée. Si vous cliquez sur un des onglets situés en haut de la page, la demande de congé n’est pas soumise.

Pour poser un congé, vous devez saisir des informations dans les champs suivants de la page Demande de congé.

type de congé

Cliquez sur le bouton de la liste déroulante et sélectionnez le type de congé à planifier. Cette liste contient la description de chaque code d’exception utilisé comme type de congé pour l’année de vacances sélectionnée.

durée

Cliquez sur le bouton de la liste déroulante et sélectionnez la durée des congés à poser. Les choix disponibles sont : « Jour(s) complet(s) », « Jour(s) partiel(s) et « Semaine ».REMARQUE : Si la seule sélection disponible est « Semaine », vous ne pouvez poser comme congé qu’une semaine entière (et non des jours individuellement).

date de début / semaine du

Selon que la durée sélectionnée est un jour (complet ou partiel) ou une semaine, le libellé de ce champ est soit « date de début », soit « semaine du ». Indiquez une date (en format j/m/aa) ou cliquez sur le bouton calendrier , puis sélectionnez une date de début de congé (reportez-vous à la Figure 1-69). Dans le cas d’une demande d’un jour complet ou partiel, cette date représente la date de début de la demande. Dans le cas d’une semaine, la date correspond à la date de début de la semaine.



Figure 1-69 . Fenêtre Calendrier

Lorsque vous cliquez sur le bouton Calendrier, le mois en cours s’affiche. Pour sélectionner un autre mois, faites-les défiler à l’aide des touches fléchées jusqu’au mois au cours duquel sélectionner une date. Lorsque vous avez cliqué sur la date souhaitée, la fenêtre Calendrier est fermée et la date est ajoutée au champ de la date de début.

date de fin

Indiquez une date (en format j/m/aa) ou cliquez sur le bouton Calendrier, puis sélectionnez une date de fin pour la demande de congé. Si les dates de début et de fin sont identiques du fait que vous prenez juste un jour de congé, vous pouvez laisser en blanc la date de fin. Si vous avez sélectionné « Semaine » comme durée, le champ de la date de fin n’est pas affiché. Dans ce cas, le dernier jour de la semaine est considéré comme la date de fin.

heure de début / heure de fin

Ce champ s’affiche uniquement si vous sélectionnez « Jour(s) partiel(s) » comme durée de congé. Indiquez l’heure de début et l’heure de fin en format 12 heures « hh:mm AM/PM » (où hh = heures, mm = minutes et AM/PM peut être saisi en minuscules ou majuscules) ou en format 24 heures (hh:mm). Le format horaire dépend de la langue sélectionnée dans « Mes préférences » de Agent WebStation. Selon la manière dont le superviseur a configuré l’heure pour le type de congé partiel que vous avez sélectionné (incréments de durée et heures minimum/maximum autorisées), vous devez indiquer une heure qui respecte ces directives. Si vous indiquez une heure de début ou de fin incorrecte, vous obtenez un message d’erreur lors de la soumission de la demande de congé. Pour plus d’informations sur les erreurs lors de la soumission d’une demande, reportez-vous à Soumission ou annulation d’une demande, 1-188.

REMARQUE : Si vous précisez une heure de fin antérieure à la date de début, le système considère que la demande dépasse minuit.

commentaires

Saisissez un commentaire relatif à cette demande de congé dans le champ « commentaires ». Vous pouvez saisir jusqu’à 20 caractères (en dehors des caractères « | » ou « \ »). Ce champ ne s’affiche pas si votre superviseur ne vous a pas autorisé à saisir des commentaires dans les demandes de congés.

instructions (lien)

Pour obtenir des instructions sur les offres, cliquez sur le lien instructions, comme décrit dans Instructions (lien), 1-171.

données de l’offre (lien)

Cliquez sur le lien données de l’offre pour afficher vos informations d’offre, comme indiqué dans Données de l’offre (lien), 1-171.

Résumé du congé (lien)

Cliquez sur le lien résumé du congé pour afficher le résumé des types de vacances pour ce groupe et cette année de vacances (illustré dans la Figure 1-70). Ces informations sont identiques à celles de la section de résumé de la page mes congés, décrite dans Section de résumé, 1-173, si ce n’est que la colonne des cases à cocher « afficher » n’apparaît pas. Cliquez sur fermer pour fermer la fenêtre Résumé du congé.



Figure 1-70 . Résumé du congé

REMARQUE : Si vous demandez un congé pour une semaine comprenant un ou plusieurs jours fériés, seuls les jours de la semaine qui ne sont pas fériés sont comptabilisés dans la demande de congé.

Cliquez sur le bouton fermer pour fermer la fenêtre Résumé du congé.

Soumission ou annulation d’une demande

Pour annuler la demande de congé, cliquez sur le bouton annuler. La page de texte mes congés est à nouveau affichée sans que la demande ait été soumise.

Cliquez sur le bouton soumettre pour transmettre cette demande de congé. Si la demande est valide, elle est traitée. Sinon, un ou plusieurs messages s’affichent en rouge en haut de la page Demande de congé et la demande n’est pas traitée. Si la valeur du champ de durée est Jour(s) partiel(s), par exemple, le message suivant est affiché en rouge en haut de la page : « Entrez l'heure de fin de votre demande de jour partiel ».

REMARQUE :Si des changements apportés par le superviseur vous privent de votre tour de soumettre des offres (même si vous avez déjà accédé à la page Demande de congé), le bouton soumettre n’est pas affiché. Au lieu du bouton soumettre, le message suivant est affiché : « Vous ne pouvez pas ajouter les demandes car des agents ayant une ancienneté supérieure n'ont pas encore terminé le processus d'offre ».

Si des erreurs sont détectées après la validation de la demande, des messages d’erreur vous informent sur les éléments à corriger. Comme vous y êtes invité, vous devez corriger ces erreurs avant de soumettre à nouveau les demandes de congés. REMARQUE : Après avoir corrigé les erreurs puis soumis à nouveau votre demande, des messages d’erreur peuvent à nouveau s’afficher en fonction des données saisies. Servez-vous des informations fournies pour savoir quelles valeurs changer.

Validation spéciale pour les sélections de semaines

Si la valeur du champ de durée est « Semaine » et si la date de début ne correspond pas au premier jour de semaine de l’année de vacances, le message suivant s’affiche sur une nouvelle page, comme illustré dans la Figure 1-71.

« Avertissement : Une demande de semaine doit commencer un <premier jour de la semaine>. Si vous décidez de poursuivre, votre demande sera soumise pour <date du premier jour de la semaine> - <date du dernier jour de la semaine>.

(L’heure de début demandée était <jour de la semaine> <date de début>.) »



Figure 1-71 . Demande de congé - Page d’erreur de sélection de la semaine

Cette page de message de validation de la demande dispose de deux boutons : Modifier mes dates et poursuivre et Annuler et revenir en arrière. Si vous cliquez sur Modifier mes dates et poursuivre, la date de début est automatiquement changée en première date de la semaine sélectionnée et les validations se poursuivent en utilisant la nouvelle date. Si vous cliquez sur Annuler et revenir en arrière, la page Demande de congé est à nouveau affichée. Dans ce cas, aucun des champs n’est changé et la demande n’est pas soumise à nouveau.

Lien

Si vous voulez consulter les instructions; les données d’offre ou un résumé de l’offre, les liens correspondants sont disponibles dans la page Erreur. Reportez-vous à instructions (lien), 1-188, données de l’offre (lien), 1-188 et Résumé du congé (lien), 1-188 pour obtenir plus de détails. Les informations affichées sur ces pages peuvent vous aider à formuler votre demande de congé.

Page de confirmation

Lorsque les données initiales de l’écran Demande de congé ont été validées, une page Confirmation est affichée (illustrée à la Figure 1-72), qui indique que « Votre demande a été soumise. » Le statut de chaque demande soumise est affiché dans cette page. En cas de demande concernant une semaine, une seule ligne est affichée pour toute la semaine. Sinon, une ligne est affichée pour chaque date de l’intervalle spécifié.



Figure 1-72 . Demande de congé - Page de confirmation

En fonction des dates demandées, la page Confirmation signale les dates accordées et celles rejetées. Il est possible que certaines dates demandées aient été accordées et d’autres rejetées. Les informations suivantes sont affichées sur la page Confirmation. Notez que les instructions, les données d’offre et les informations sur le résumé de l’offre sont visibles à partir de cette page (reportez-vous à Instructions (lien), 1-171, Données de l’offre (lien), 1-171 et Section de résumé, 1-173 pour plus d’informations à ce propos).

IMPORTANT : Si une limite de temps a été fixée pour formuler une demande, le décompte commence après l’affichage de la page Confirmation. Pour plus d’informations sur le délai de demande de congé, reportez-vous à Expiration du délai, 1-192.

date

Date ou plage de dates de la demande. Pour un seul jour, l’abréviation du jour de la semaine est affiché également. Pour une semaine, les jours de début et de fin de semaine sont affichés.

type

Icône et description du type de congé (code d’exception).

heure

Pour une demande concernant une semaine, le texte « Toute la semaine » est affiché dans ce champ. Pour une journée complète, le texte « Toute la journée » est affiché. Pour une demande de jour partiel, c’est la plage horaire qui est affichée.

durée

Durée de la demande, en heures et minutes.

statut

Pour toutes les dates, une marque ou une icône représentant un « x » est affichée à côté du statut. Une demande peut être accordée, rejetée ou être en échec si une erreur s’est produite pendant l’enregistrement de la demande.

REMARQUE : Si une demande de congé d’une semaine est accordée, et si cette semaine contient un ou plusieurs jours fériés, les enregistrements fériés accordés sont présentés séparément, sous la ligne de la semaine.

motif

Si une date de congé ne peut pas être accordée, le statut affiché est « rejeté » et le motif de refus est indiqué. Si votre demande empiète sur une demande existante, par exemple, le champ de motif affiche le message « Votre demande ne peut pas être accordée car elle empiète sur une demande existante ». Ou, si vous demandez davantage de congé qu’il ne vous en reste, le champ de motif affiche un message proche du message suivant : « Le temps Vacances qui vous reste est de 02:00. Votre demande de 08:00 n’a donc pas pu être accordée ».

Si vos demandes de congés ont été rejetées, en totalité ou en partie, vous pouvez formuler une autre demande et choisir des dates/heures susceptibles d’être accordées. Même si vos demandes ont été accordées, vous avez la possibilité de soumettre une autre demande à ce stade. Pour ce faire, reportez-vous à Soumission d’une autre demande, 1-192.

Liens

Les liens présents en haut de cette page Confirmation vous permettent de consulter les instructions, les données d’offre ou un résumé de l’offre. Reportez-vous à Instructions (lien), 1-171, Données de l’offre (lien), 1-171 et à Résumé du congé (lien), 1-188 pour obtenir plus d’informations.

Soumission d’une autre demande

Pour soumettre une autre demande, cliquez sur le bouton Non, je voudrais saisir une autre demande pour afficher à nouveau la page Demande de congé. Suivez les instructions détaillées dans Demande de congé, 1-184 pour soumettre une autre demande de congé. Si le superviseur a fixé une limite de temps pour terminer une offre, le décompte se poursuit. Pour plus d’informations sur la limite de temps pour faire une offre, reportez-vous à Expiration du délai, 1-192.

Finalisation de la demande de congé

Si vous avez terminé la demande de congé, cliquez sur le bouton Oui, j’ai terminé pour ajouter la demande à la base de données TotalView et revenir à la page mes congés. La page mes congés est mise à jour pour prendre en compte la demande. Les valeurs de la page attributions de congés sont également mises à jour pour que la demande soit prise en compte au niveau du groupe et de l’année de vacances.

Expiration du délai

Votre superviseur peut avoir configuré un délai maximum pour terminer vos demandes de congés. Si le délai expire alors que vous n’avez pas fini d’ajouter des demandes, une fenêtre de message, similaire à la Figure 1-73 s’affiche.



Figure 1-73 . Fenêtre de message « Fini »

Si vous n’avez pas fini d’ajouter des demandes de congés, cliquez sur le bouton Non, je n’ai pas terminé la saisie de mes demandes. Le délai est alors réinitialisé pour la même année de vacances. Si vous avez terminé la saisie des demandes, cliquez sur le bouton Oui, j’ai terminé pour ajouter un enregistrement dans la base de données TotalView et permettre à l’utilisateur suivant de commencer à faire des offres. REMARQUE : Le délai est également réinitialisé si vous fermez cette fenêtre sans cliquer sur le bouton Oui, j’ai terminé ou le bouton Non, je n’ai pas terminé la saisie de mes demandes.

Si vous n’êtes pas connecté à Agent WebStation lorsque le délai expire, l’agent suivant sur la liste d’offres est quand même averti qu’il peut désormais saisir des demandes de congés. REMARQUE : Si vous n’aviez pas terminé la saisie de vos demandes, vous devez utiliser la page Demande de congé pour soumettre le reste des demandes (reportez-vous à Demande de congé, 1-184). Pour modifier une demande de congé existante, suivez la procédure décrite dans Modification d’une demande de congé, 1-193. Si le processus d’offre est soumis à l’ancienneté, vous ne pouvez modifier vos demandes que si les agents dont l’ancienneté est supérieure ont déjà saisi des demandes.

Modification d’une demande de congé

La page Modifier la demande de congé est affichée, comme illustré à la Figure 1-74, lorsque vous cliquez sur le lien modifier de la page mes congés, ou lorsque vous cliquez sur une date pour laquelle un congé a déjà été demandé dans la vue calendrier de la page mes congés.



Figure 1-74 . Modification d’une demande de congé (changement de durée de semaine en jour)

Les liens affichés en haut de cette page sont identiques à ceux décrits dans les sections Instructions (lien), 1-171, Données de l’offre (lien), 1-171 et Résumé du congé (lien), 1-188.

Les champs de cet écran sont identiques à ceux décrits dans Demande de congé, 1-184. Tous les champs peuvent être modifiés, sauf « date de début » et « date de fin ».

Restrictions de modification

Si le processus d’offre est soumis à des conditions d’ancienneté, les boutons enregistrer les modifications et supprimer la demande ne sont pas affichés tant que votre tour n’est pas venu. Par contre, la remarque suivante s’affiche en lieu et place des boutons « Vous ne pouvez pas modifier les demandes car des agents ayant une ancienneté supérieure n’ont pas encore terminé le processus d’offre ».

Si vous essayez de modifier une demande concernant une autre année de vacances, les boutons enregistrer les modifications et supprimer la demande ne sont pas affichés. Ce cas de figure peut se produire si des années de vacances se chevauchent. La remarque suivante s’affiche à la place du bouton enregistrer les modifications : « Cette demande concerne <année de vacances> ». Vous devez choisir l’année de vacances concernée avant de modifier la demande.

Si des jours de vacances empiètent sur l’année suivante, les boutons enregistrer les modifications et supprimer la demande ne sont pas affichés si l’année de vacances au cours de laquelle les jours ont été sélectionnés ne correspond pas à l’année affichée. Le message suivant est affiché à la place : « Cette demande concerne <année de vacances> ». Par exemple, si un congé a été posé du 26 décembre 2005 au 6 janvier 2006, pour l’année de vacances 2005, vous ne pouvez pas modifier ni supprimer cette demande si l’année de vacances 2006 est récupérée. Dans cet exemple, vous devez récupérer l’année de vacances 2005 pour être en mesure de modifier la demande, même si certaines dates de congé apparaissent en 2006.

Changement de « Semaine » en « Jours »

Si vous changez la durée d’une demande initialement prévue pour une semaine en « Jour(s) complet(s) » ou « Jour(s) partiel(s) », les cases à cocher « jours » affichées vous permettent de choisir les jours de la semaine à conserver et ceux à retirer (comme illustré dans la Figure 1-74). Les cases des jours de la semaine initialement demandés sont cochées. Cliquez sur la case d’un jour à retirer pour effacer la marque correspondante. Sachez que vous ne pouvez pas changer la durée d’une demande de jours complets ou partiels en demande pour une semaine.

Liens utiles

Si vous voulez consulter les instructions; les données d’offre ou un résumé de l’offre, les liens correspondants sont disponibles en haut de la page Modifier la demande de congé. Reportez-vous à Instructions (lien), 1-171, Données de l’offre (lien), 1-171 et Résumé du congé (lien), 1-188 pour obtenir plus de détails. Les informations affichées sur ces pages peuvent vous aider à modifier votre demande de congé.

Affichage d’informations supplémentaires

Cliquez sur le lien afficher des informations supplémentaires pour afficher la fenêtre Détails de la fenêtre de congé, comme indiqué dans Affichage des détails des demandes de congés, 1-178.

Enregistrement des modifications

Reportez-vous à Restrictions de modification, 1-194 pour savoir pourquoi le bouton enregistrer les modifications n’est pas toujours disponible.

Cliquez sur le bouton enregistrer les modifications pour enregistrer vos modifications de demande de congé. Si la demande est incorrecte, elle n’est pas prise en compte. Dans ce cas, un ou plusieurs messages s’affichent en rouge en haut de la page Erreur, comme indiqué dans la Figure 1-71.

Lorsque les données ont été validées, les modifications de demande de congé sont traitées et une page Confirmation similaire à la Figure 1-72 est affichée. Reportez-vous à Page de confirmation, 1-190 pour obtenir des informations sur la page de confirmation. La page mes congés est mise à jour pour tenir compte des modifications apportées, ainsi que les valeurs de la page attributions de congé.

Si cette demande ne peut pas être modifiée du fait qu’elle a été supprimée, le message suivant s’affiche dans la page Confirmation :

« Cette demande a déjà été annulée ».

Cette situation peut se produire si un superviseur annule la demande au niveau de la station de travail TotalView avant de cliquer sur le bouton enregistrer les modifications ou supprimer la demande de cette page. Elle peut également arriver si vous annulez la demande dans WebStation, puis vous cliquez sur le bouton Retour du navigateur et essayez de modifier à nouveau la demande.

REMARQUE : Puisque vous ne pouvez pas modifier les dates de la page Modifier la demande de congé, certaines validations ne s’appliquent pas (en cas de date incorrecte, par exemple). Toutefois, d’autres validations, telles que celles concernant les dates demandées, par exemple, sont toujours effectuées pour vérifier que les modifications sont autorisées pour ces dates.

Suppression de demande

Le bouton supprimer la demande est disponible uniquement si votre superviseur vous a autorisé à désélectionner les jours demandés. Sinon, le message suivant s’affiche : « Impossible de supprimer les demandes de congés ». Reportez-vous à Restrictions de modification, 1-194 pour savoir pourquoi le bouton supprimer la demande n’est pas toujours disponible.

Pour supprimer cette demande de congé, cliquez sur le bouton supprimer la demande. Le message suivant est affiché :

« Voulez-vous vraiment supprimer cette demande de congé ? »

Cliquez sur OK pour annuler la demande de congé. Cliquez sur Annuler pour ne pas supprimer la demande.

Après avoir été annulée, la demande est affichée dans la section « annulé » de la page mes congés, et non dans la section « planifié ». Les valeurs de la page attributions de congé sont mises à jour pour le groupe et l’année de vacances concernés pour tenir compte également de la modification.

REMARQUE : En cas d’impossibilité de verrouillage des enregistrements lors d’une tentative de suppression d’une demande, le message suivant apparaît :

« Impossible d’annuler votre demande car les données ne peuvent pas être verrouillées. Veuillez recommencer. »

REMARQUE : Si le processus d’offre est basé sur l’ancienneté et si ce n’est pas votre tour de faire une offre, le bouton supprimer la demande n’est pas affiché tant que votre tour n’est pas venu.

Annulation des modifications

Si vous décidez de ne pas modifier cette demande de congé, cliquez sur le bouton annuler et revenir à mes congés. Les éventuels changements apportés à cette page ne sont pas enregistrés. La page mes congés s’affiche à nouveau.

Préférences de jours fériés

Lorsque vous avez sélectionné un groupe et une année de vacances, comme indiqué dans Page Choisissez une année, 1-168, vous pouvez cliquer sur l’onglet « Préférences de jour férié » pour préciser vos préférences de travail pour tous les jours fériés reconnus par votre UG. Lorsque vous cliquez sur l’onglet « Préférences de jour férié » ; une page similaire à la Figure 1-75 est affichée.

REMARQUE : Cet onglet ne s’affiche que si le superviseur a activé la soumission d’offres pour des jours fériés pour le groupe et l’année de vacances concernés.



Figure 1-75 . Préférences de jour férié

Année de vacances

Lorsque cette page est affichée, les dates de début et de fin de l’année de vacances sélectionnée sont affichées en haut de page. Pour sélectionner une autre année de vacances, cliquez sur le lien Année de vacances pour afficher la page Choisissez une année, à partir de laquelle vous pouvez choisir une autre année (comme illustré dans Page Choisissez une année, 1-168). IMPORTANT : Si vous cliquez sur le lien Année de vacances, toutes les modifications apportées dans cet écran sont perdues.

Demande de congé

Dans la page Préférences de jour férié, vous pouvez également sélectionner le lien demande de congé pour soumettre une demande de congé, comme indiqué dans Demande de congé, 1-184. REMARQUE : Si le processus d’offre est basé sur l’ancienneté et si ce n’est pas votre tour de soumettre une offre, ce lien n’apparaît pas.

Jour/Date/Jour férié

Sur chaque ligne de cette page sont mentionnées les informations suivantes : jour de la semaine sur lequel tombe le jour férié, date et nom du jour férié.

Ouvert/fermé

Ce champ indique si l’UG est ouverte ou fermée pendant le jour férié.

Sélection de la préférence

Bien que vous puissiez spécifier des préférences pour des jours fériés particuliers, il n’est pas toujours certain que vous puissiez obtenir satisfaction. Cet écran permet simplement d’indiquer vos préférences, qui sont prises en compte lors de la planification des jours fériés. Toutefois, il n’est pas toujours possible de les respecter.

Pour chaque ligne (jour férié), vous avez la possibilité de préciser votre préférence de travail en sélectionnant une des trois options suivantes :

Aucune préférence

Sélectionnez l’option « Aucune préférence » s’il vous est indifférent de travailler ou non un jour férié particulier. Cette option correspond à la valeur fixée par défaut pour tous les jours fériés.

Volontaire pour travailler

Sélectionnez l’option « Volontaire pour travailler » pour tous les jours fériés pendant lesquels vous souhaitez travailler.

Demande de congé

Sélectionnez l’option « Demande de congé » pour tous les jours fériés pendant lesquels vous ne souhaitez pas travailler.

Soumission ou annulation d’une préférence de jour férié

Cliquez sur le bouton soumettre pour enregistrer vos préférences de jour férié et afficher la page de confirmation des préférences de jour férié, illustrée à la Figure 1-76. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications apportées sur cette page, cliquez sur le bouton annuler. La page mes congés est à nouveau affichée.



Figure 1-76 . Page de confirmation des préférences de jour férié

La page de confirmation des préférences de jour férié affiche la date et le nom des jours fériés, leur statut ouvert/fermé et les préférences de travail définies.

Demande de congé (lien)

La page de confirmation des préférences de jour férié comprend également un lien demande de congé, au cas où vous souhaiteriez soumettre une demande de congé (reportez-vous à Demande de congé, 1-184). REMARQUE : Si le processus d’offre est basé sur l’ancienneté et si ce n’est pas votre tour de faire une offre, ce lien n’apparaît pas.

Modification des préférences de jour férié

Cliquez sur le lien cliquez ici pour modifier vos préférences pour afficher à nouveau la page préférences de jour férié et apporter des modifications aux jours fériés, comme indiqué dans Sélection de la préférence, 1-198.

Attributions de congé

Lorsque vous avez sélectionné un groupe et une année de vacances, comme indiqué dans Page Choisissez une année, 1-168, vous pouvez cliquer sur l’onglet « attributions de congé » pour afficher les données de congé pour le groupe et l’année sélectionnés. Une page similaire à la Figure 1-77 est affichée.

REMARQUE : Cet onglet n’apparaît que si le superviseur vous a autorisé à afficher les données du groupe de vacances, la liste d’attente ou la liste des congés pour le groupe et l’année de vacances concernés.



Figure 1-77 . Attributions de congé - Vue mensuelle

Lorsque cette page est initialement affichée, les dates de début et de fin du mois en cours sont affichées en haut de la page. Par défaut, les données du mois en cours sont affichées, mais vous pouvez cliquer sur les liens Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel situés en haut de la page pour modifier les données présentées. Vous pouvez également utiliser le calendrier à droite pour afficher les données d’un jour, d’une semaine ou d’un mois précis, comme indiqué dans Commandes du calendrier, 1-202. La plage de dates affichée en haut de cette page change en fonction des dates que vous avez choisies.

Année de vacances

Pour sélectionner une autre année de vacances, cliquez sur le lien de l’année de vacances pour afficher la page Choisissez une année, dans laquelle vous pouvez choisir une autre année (comme indiqué dans Page Choisissez une année, 1-168). IMPORTANT : Si vous cliquez sur le lien de l’année de vacances, toutes les modifications effectuées dans cet écran sont perdues.

Demande de congé

Dans la page Préférences de jour férié, vous pouvez également sélectionner le lien demande de congé pour soumettre une demande de congé, comme indiqué dans Demande de congé, 1-184. REMARQUE : Si le processus d’offre est basé sur l’ancienneté et si ce n’est pas votre tour de soumettre une offre, ce lien n’apparaît pas.

Format d’heure

Dans le champ « Format d’heure », sélectionnez le format des heures affichées dans cette page. Choisissez HH:MM pour un format horaire comprenant les heures et les minutes (choix par défaut) ou JJ:HH:MM pour afficher les jours, les heures et les minutes. Dans ce dernier cas, l’équivalent en temps complet par rapport à l’année de vacances est utilisé pour déterminer le nombre de jours à afficher pour chaque valeur de temps.

Affichage des attributions de congé dans la vue mensuelle

Il s’agit de la vue par défaut affichée (pour le mois en cours) lorsque la page attributions de congé est initialement affichée, comme illustré dans la Figure 1-77. Si vous cliquez sur le lien Mensuel, alors que les données affichées sur cette page sont hebdomadaires ou quotidiennes, le mois contenant le premier jour de la plage affichée est présenté. Si certains jours du mois se trouvent en dehors de la plage de dates de l’année de vacances, ils ne sont pas affichés. Reportez-vous à Champs d’attributions de congé, 1-203 pour afficher une description des champs présentés sur cette page.

Affichage des attributions de congé dans la vue quotidienne

Cliquez sur le lien Quotidien pour afficher les données d’une seule date, comme illustré dans la Figure 1-78. Le premier jour de la plage en cours d’affichage est présenté. Reportez-vous à Champs d’attributions de congé, 1-203 pour obtenir une description des champs affichés sur cette page.



Figure 1-78 . Attributions de congé - Vue quotidienne

Affichage des attributions de congé dans la vue hebdomadaire

Cliquez sur le lien Hebdomadaire situé en haut de la page pour afficher les données d’une semaine, comme illustré dans la Figure 1-79. La semaine contenant la première date de la plage en cours d’affichage est présentée. Le premier jour de semaine de l’année de vacances est utilisé pour déterminer la limite hebdomadaire. Si des jours de la semaine se trouvent en dehors de la plage de dates de l’année de vacances, ces dates n’apparaissent pas. Reportez-vous à Champs d’attributions de congé, 1-203 pour obtenir une description des champs affichés sur cette page.



Figure 1-79 . Attributions de congé - Vue hebdomadaire

Commandes du calendrier

Les données affichées sur la page attributions de congé changent en fonction de votre sélection dans le calendrier. En dessous se trouvent des instructions d’utilisation du calendrier.

Champs d’attributions de congé

Selon les autorisations définies par votre superviseur pour le groupe et l’année de vacances, tous les champs en lecture seule décrits dans cette section ne sont pas forcément visibles. Pour chaque champ, les données sont affichées pour un jour, une semaine ou un mois complet, suivant le lien (Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel) ou le calendrier sélectionné.

Le format horaire, décrit dans Format d’heure, 1-201 est utilisé pour afficher les données en heures ou en jours.

jour et date

Ces colonnes affichent le jour et la date de la vue sélectionnée. Chaque jour apparaît sur une ligne distincte.

autorisée

Cette colonne affiche la durée de congés à prendre par les agents du groupe de vacances.

rsvé (réservée)

Durée réservée au groupe de vacances. Si ce champ est vide, la valeur réservée est égale à zéro pour le jour concerné.

pris/planifié

Durée prise par les agents du groupe de vacances, pour les dates antérieures à la date de début principale et durée demandée par les agents du groupe de vacances, pour les dates postérieures ou égales à la date de début principale. Cette valeur ne tient pas compte des enregistrements de jours imposés et de jours fériés. Ce champ est vide si aucun enregistrement de jour pris/planifié n’existe.

restant

Durée disponible pour les agents du groupe de vacances, calculée de la manière suivante :

restant = autorisé - réservé - pris ou planifié

Les valeurs négatives ou égales à zéro apparaissent en rouge, les valeurs positives en noir.

liste d’attente

Durée en liste d’attente demandée par les agents pour la date concernée.

affichage liste d’attente (lien)

Cliquez sur le lien liste d’attente pour afficher une fenêtre représentant les agents qui ont demandé une durée en liste d’attente pour la date concernée. Ce lien est disponible pour une date uniquement si la valeur de la colonne « liste d’attente » est supérieure à zéro. Pour plus d’informations, reportez-vous à Liste d’attente, 1-204.

affichage liste d’attente (lien)

Cliquez sur le lien congé pour afficher une fenêtre représentant les agents de votre groupe de vacances qui ont pris ou demandé un congé pour la date concernée. Ce lien est disponible également pour une date si la valeur de la colonne « pris » est supérieure à zéro. Pour plus d’informations, reportez-vous à Liste des congés, 1-205.

Liste d’attente

La liste d’attente, illustrée à la Figure 1-80 est disponible lorsque vous cliquez sur le lien liste d’attente de l’onglet attributions de congé. La liste d’attente affiche tous les agents de votre groupe de vacances qui ont demandé du temps en liste d’attente pour le jour sélectionné. Cette date est affichée en haut de la page.



Figure 1-80 . Liste d’attente

REMARQUE : S’il n’y a aucune donnée à afficher, le message suivant s’affiche à la place : « Aucun agent ne figure dans la liste d’attente pour cette date ».

Les agents de cette page sont initialement triés par ordre croissant de nom, mais il suffit de cliquer sur un titre de colonne quelconque pour trier les données en fonction d’une autre colonne.

Les champs en lecture seule de la liste d’attente sont décrits ci-dessous :

ID/Nom

ID et nom de l’agent ayant demandé la durée en liste d’attente.

date de l’offre

Date de l’offre pour chaque agent.

ext. (extension)

Extension de l’offre pour chaque agent, correspondant à la position de l’extension d’offre utilisée pour trancher l’ordre des offres.

ordre de l’offre

Lorsque les agents du groupe de vacances sont triés par date d’offre, en utilisant l’extension d’offre pour trancher, il s’agit de la position de l’agent dans l’ordre d’offre. Ce champ est vide pour les agents pour lesquels aucune date ou extension d’offre n’est définie. Dans ce cas de figure, les agents ne sont pas autorisés à ajouter ou modifier les demandes de congés.

IMPORTANT : En cas de doute entre des agents avec la même date d’offre et extension, l’ID TotalView est utilisé pour trancher (par ordre croissant).

heure

Plage horaire pour laquelle l’agent est en liste d’attente. Ce champ affiche une plage horaire pour un jour partiel, la mention « Toute la journée » pour un jour complet ou la mention « Toute la semaine » pour une semaine.

en liste d’attente

Date et heure de soumission de la demande en liste d’attente par l’agent.

fermer (bouton)

Cliquez sur fermer pour fermer la fenêtre Liste d’attente.

Liste des congés

La liste des congés, illustrée à la Figure 1-81 est disponible lorsque vous cliquez sur le lien congé de l’onglet attributions de congé. La liste des congés affiche tous les agents de votre groupe de vacances qui ont demandé des congés pour le jour sélectionné. Cette date est affichée en haut de la page.



Figure 1-81 . Liste des congés

REMARQUE : En l’absence de données à afficher, le message suivant est affiché sur la page: « Aucun agent n’a de congé à cette date ».

Les données de cette page tiennent compte des jours fériés, mais pas des jours de congé imposés. Les congés sont affichés même si l’année de vacances diffère de l’année sélectionnée.

Les agents de cette page sont initialement triés par ordre croissant de nom, mais il suffit de cliquer sur un titre de colonne quelconque pour trier les données en fonction de cette colonne.

Les champs en lecture seule de la liste des congés sont décrits ci-dessous :

ID/Nom

ID et nom de l’agent qui a demandé le congé.

date de l’offre

Date de l’offre pour chaque agent.

ext. (extension)

Extension de l’offre pour chaque agent, correspondant à la position de l’extension d’offre utilisée pour trancher l’ordre des offres.

ordre de l’offre

Lorsque les agents du groupe de vacances sont triés par date d’offre, l’extension d’offre étant utilisée pour trancher, il s’agit de la position de l’agent dans la liste. Le champ est vide pour les agents auxquels aucune date d’offre ou extension n’a été attribuée.

IMPORTANT : En cas de doute entre des agents avec la même date d’offre et extension, l’ID TotalView est utilisé pour trancher (par ordre croissant).

heure

Plage horaire de la demande ou plage horaire prise. Ce champ affiche une plage horaire pour un jour partiel, la mention « Toute la journée » pour un jour complet ou la mention « Toute la semaine » pour une semaine.

temps demandé

Pour les demandes planifiées, il s’agit de la date et de l’heure auxquelles l’agent a initialement soumis la demande de congé. Ce champ n’apparaît pas pour les congés pris.

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Cliquez sur fermer pour fermer la fenêtre Liste des congés.


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