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ScheduleViewer

Utilisez ScheduleViewer pour afficher les horaires et les modifications d'horaire sur votre ordinateur. Lorsque vous cliquez sur le lien ScheduleViewer dans la barre de navigation de l'écran Agent WebStation, la page ScheduleViewer affiche un horaire hebdomadaire semblable à celui de Vue hebdomadaire des horaires, 1-44.

Le mode d'affichage des horaires peut être quotidien, hebdomadaire et mensuel. Après avoir visualisé les modifications d'horaire, vous devez confirmer que vous en avez pris connaissance.

Si la fonction Modifications d'horaire de WebStation est activée pour le client et que les options de modification d'horaire de l'UG ont été configurées par un superviseur, un onglet supplémentaire est disponible dans ScheduleViewer. L'onglet « mes modifications d'horaire » est décrit dans Modifications d'horaire de WebStation, 1-50.

Si la fonction Echanges d'horaires de WebStation est activée pour le client et que les options d'échange d'horaires de l'UG ont été configurées par un superviseur, deux onglets supplémentaires sont disponibles dans ScheduleViewer. Les onglets « mes échanges » et « tableau d'échange d'horaires » sont décrits dans Echanges d'horaires WebStation, 1-68.

Sommaire de cette rubrique

Fenêtre d'alerte de modification d'horaire

L'outil ScheduleViewer vous avertit lorsque des modifications ont été apportées à vos horaires depuis la dernière confirmation des modifications d'horaire. Un message indiquant une modification d'horaire s'affiche dès votre première connexion à ScheduleViewer ou si vos horaires ont été mis à jour alors que vous étiez connecté à Agent WebStation. La fenêtre d'alerte de modification d'horaire peut vous informer de l'une des façons suivantes :



Figure 1-16 . Fenêtre d'alerte de modification d'horaire

REMARQUE : Lorsque la fenêtre d'alertes de modification d'horaire apparaît, le logo de votre entreprise peut se substituer au logo IEX, comme dans la Figure 1-16. Quel que soit le logo affiché, les boutons modification d'affichage et fermer sont disponibles. Leur fonction est décrite ci-dessous :

Alerte de modification d'horaire – modification d'affichage

Lorsque vous cliquez sur le bouton modification d'affichage, vous fermez la fenêtre en cours et la page ScheduleViewer affiche l'horaire valable pour la semaine contenant la première date pour laquelle il existe une modification. Pour plus d'informations sur l'affichage des horaires dans ScheduleViewer, reportez-vous à Vue hebdomadaire des horaires, 1-44.

Alerte de modification d'horaire - fermer

Lorsque vous cliquez sur le bouton fermer, la fenêtre d'alerte de modification d'horaire se ferme, mais le symbole de modification d'horaire ne disparaît pas de ScheduleViewer. Notez également que les messages d'alerte de modification d'horaire de la barre de navigation restent affichés, même si la fenêtre d'alerte de modification d'horaire est fermée.

Une fois fermée, la fenêtre d'alerte de modification d'horaire ne réapparaît que si des modifications supplémentaires sont apportées à l'horaire. Toutefois, si vous quittez Agent WebStation sans avoir confirmé les modifications d'horaire, cette fenêtre s'affiche de nouveau lors de la prochaine connexion à WebStation.

Confirmation des alertes

Après avoir revu les modifications d'horaire et tous les changements de statut de vos demandes de modification d'horaire, vous devez confirmer que vous avez révisé ces informations. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Acquitter les alertes disponible dans la section Alertes de la barre de navigation. (Pour plus d'informations sur cette section de la barre de navigation, reportez-vous à Alertes, 1-13.)

Lorsque vous cliquez sur le bouton Acquitter les alertes, le message ci-dessous s'affiche :

« Cette action va supprimer les coches des horaires de tous les jours. Si vous n'avez pas encore eu le temps de voir toutes les modifications, cliquez sur Annuler. Sinon, cliquez sur OK ».

Si vous n'avez pas revu toutes les alertes répertoriées, vous pouvez cliquer sur le bouton Annuler pour fermer cette boîte de message sans supprimer les symboles de modification d'horaire de vos horaires et les alertes affichées dans la section correspondante de la barre de navigation. Lorsque vous cliquez sur OK, la boîte de message se ferme et tous les symboles de modification d'horaire sont supprimés de vos horaires, ainsi que toutes les alertes affichées dans la section correspondante de la barre de navigation. En outre, si la fenêtre d'alertes de modification d'horaire (voir la Figure 1-16) est encore ouverte, elle se ferme.

Rappels d'activités planifiées

Votre superviseur peut avoir configuré ScheduleViewer de façon à vous avertir du début de certaines activités pour les horaires de la date actuelle lorsque vous êtes connecté à Agent WebStation et que l'écran ScheduleViewer est affiché. Par exemple, si le superviseur a indiqué de rappeler aux agents l'activité planifiée « Réunion », une fenêtre de rappel d'activité planifiée apparaît sur votre ordinateur avant le début ou au début de cette activité. La fenêtre de rappel d'activité planifiée peut vous informer de l'une des façons suivantes :

A la Figure 1-17, le rappel montre que l'activité planifiée voulue est Réunion et qu'elle débute à
10 heures et se termine à 10 heures 30.

REMARQUE : L'horloge du serveur sert de référence pour déterminer le moment où les agents doivent être avertis d'un nouvel élément d'horaire.



Figure 1-17 . Fenêtre de rappel d'activité planifiée

Me rappeler dans (x minutes)

Lorsque la fenêtre de rappel s'affiche, vous pouvez choisir d'être sollicité une nouvelle fois au bout d'un certain nombre de minutes. Cochez la case « Me rappeler dans », puis sélectionnez le nombre de minutes au terme duquel le rappel doit se reproduire. Les valeurs de rappel autorisées (en minutes) sont les suivantes : 5, 10, 15, 30, 45 et 60.

Notez que si vous choisissez un nombre de minute supérieur à l'heure de début prévue pour l'activité planifiée, lorsque la fenêtre de rappel réapparaît, le texte « (en retard) » s'affiche en dessous de la plage horaire indiquée pour l'activité planifiée. Cela signifie que l'activité planifiée est en retard et qu'elle aurait dû être lancée à l'heure de début affichée.

Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de rappel d'activité planifiée. Si vous la laissez ouverte et si un autre rappel vous est adressé, une autre fenêtre de rappel apparaît.

Onglets ScheduleViewer

Si les fonctions Echanges d'horaires et Modifications d'horaire sont activées pour le client, si elles sont autorisées pour votre UG et que les options d'UG ont été configurées par un superviseur, des onglets supplémentaires sont disponibles dans ScheduleViewer. Ils se présentent comme suit :



Le premier onglet permet d'afficher la page mon horaire (écran standard ScheduleViewer de WebStation). Le deuxième onglet permet d'accéder à la page mes modifications d'horaire qui affiche les modifications d'horaire demandées. Le troisième onglet permet d'accéder à la page mes échanges qui affiche vos demandes d'échange d'horaires. Le quatrième onglet permet d'afficher la page tableau d'échange d'horaires qui présente les demandes d'échange de tous les agents et permet de sélectionner les horaires envoyés pour échange. Le cinquième onglet, horaires de l'agent, est un onglet facultatif qu'un superviseur peut inclure dans les échanges d'horaires afin que vous puissiez visualiser les horaires d'autres agents. Ces pages affichent les données qu'elles contiennent pour les dates sélectionnées dans le calendrier.

Pour plus d'informations sur la sélection de dates à l'aide du calendrier, reportez-vous à :

Onglet « mon horaire » de ScheduleViewer

Dans l'écran ScheduleViewer, vous pouvez obtenir un affichage quotidien, hebdomadaire ou mensuel de vos horaires à l'aide du calendrier. Les dates sélectionnées dans le calendrier correspondent aux horaires actuellement affichés.

ScheduleViewer offre plusieurs modes de navigation à travers les horaires. Le calendrier offre des vues quotidienne, hebdomadaire et mensuelle de vos horaires. Pour parcourir les trois types de vues, il suffit de cliquer sur le lien Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel situé dans la partie supérieure de l'écran (voir la figure ci-dessous).



Vue quotidienne des horaires

Dans l'écran ScheduleViewer, cliquez sur le lien Quotidien pour visualiser les horaires jour par jour. La date sélectionnée dans le calendrier correspond à l'horaire actuellement affiché. Une vue quotidienne de l'horaire d'un agent est illustrée à la Figure 1-18.



Figure 1-18 . Vue quotidienne de l'horaire d'un agent
Affichage des horaires en mode quotidien

Pour afficher les horaires en mode quotidien, effectuez l'une des opérations suivantes :

Informations apparaissant dans l’affichage quotidien

Les informations présentées ci-dessous s'affichent dans la vue quotidienne de ScheduleViewer.

REMARQUE : Les agents ne sont pas autorisés à échanger des horaires pour lesquels des compétences limitées par le poste leur ont été assignées au moyen de la fonction d'échange d'horaires d'Agent WebStation. Toutefois, il se peut que cette fonction soit ajoutée dans une version ultérieure.

Contrôles de calendrier dans la vue quotidienne
Modifier un horaire

Si vous êtes autorisé à modifier des horaires, le bouton modifier est affiché au-dessus de l'horaire et une case à cocher apparaît à la gauche de l'horaire. Pour modifier un horaire, cochez la case correspondante, puis cliquez sur le bouton modifier. La page demander une modification d'horaire apparaît, comme l'illustre la Figure 1-22. Suivez les étapes de la section Demande de modifications d'horaire, 1-50 pour modifier l'horaire.

REMARQUE : Si vous cliquez sur le bouton modifier sans avoir au préalable coché la case de l'horaire, vous devrez sélectionner dans la page demander une modification d'horaire la date de l'horaire que vous souhaitez modifier.

Echanger un horaire

Si vous êtes autorisé à échanger des horaires, le bouton échanger est affiché au-dessus de l'horaire et une case à cocher figure à la gauche de l'horaire. Pour échanger un horaire, cochez la case correspondante, puis cliquez sur le bouton échanger. La page Echanger votre horaire apparaît, comme l'illustre la Figure 1-26. Suivez les étapes de la section Déclenchement d'un échange d'horaires, 1-72 pour procéder à l'échange de l'horaire.

REMARQUE : Si vous cliquez sur le bouton échanger sans avoir au préalable coché la case d'un horaire, vous devrez sélectionner dans la page Echanger votre horaire la date de l'horaire que vous souhaitez échanger.

Vérifier tout et Effacer tout

Sélectionner Vérifier tout pour cocher la case en regard de l'horaire. Sélectionner Effacer tout pour désélectionner la case en regard de l'horaire. Ces boutons sont disponibles uniquement si vous êtes autorisé à échanger ou modifier des horaires.

Vue hebdomadaire des horaires

Dans l'écran ScheduleViewer, cliquez sur le lien Hebdomadaire pour visualiser les horaires semaine par semaine. La semaine sélectionnée dans le calendrier correspond aux horaires actuellement affichés. Une vue hebdomadaire des horaires d'un agent est illustrée à la Figure 1-19.

REMARQUE : La page Hebdomadaire s'affiche par défaut et la semaine en cours est sélectionnée par défaut lors de l'accès au module ScheduleViewer.



Figure 1-19 . Vue hebdomadaire des horaires
Affichage des horaires en mode hebdomadaire

Pour afficher les horaires en mode hebdomadaire, effectuez l'une des opérations suivantes :

Informations apparaissant dans l’affichage hebdomadaire

Les informations présentées ci-dessous s'affichent dans la vue hebdomadaire de ScheduleViewer.

Contrôles de calendrier dans la vue hebdomadaire
Modifier un horaire

Si vous êtes autorisé à modifier des horaires, un bouton modifier est affiché au-dessus des horaires et une case à cocher se trouve à la gauche de chaque horaire. Pour modifier un horaire, cochez la case correspodante, puis cliquez sur le bouton modifier. La page demander une modification d'horaire apparaît, comme l'illustre la Figure 1-22. Suivez les étapes de la section Demande de modifications d'horaire, 1-50 pour modifier l'horaire.

REMARQUE : Si vous cliquez sur le bouton modifier sans avoir au préalable coché la case d'un horaire, vous devrez sélectionner dans la page demander une modification d'horaire la date des horaires que vous souhaitez modifier.

Echanger un horaire

Si vous êtes autorisé à échanger des horaires, le bouton échanger est affiché au-dessus des horaires et une case à cocher se trouve à la gauche de chaque horaire. Pour échanger un horaire, cochez la case correspondante, puis cliquez sur le bouton échanger. La page Echanger votre horaire apparaît, comme l'illustre la Figure 1-26. Suivez les étapes de la section Déclenchement d'un échange d'horaires, 1-72 pour procéder à l'échange de l'horaire.

REMARQUE : Si vous cliquez sur le bouton échanger sans avoir au préalable coché la case d'un horaire, vous devrez sélectionner dans la page Echanger votre horaire la date des horaires que vous souhaitez échanger.

Vérifier tout et Effacer tout

Sélectionnez Vérifier tout pour cocher les cases de chaque horaire affiché dans cette page et sélectionnez Effacer tout pour désélectionner toutes les cases. Ces boutons vous permettent de sélectionner ou désélectionner facilement tous les horaires à échanger ou modifier. Ils ne sont disponibles que si vous êtes autorisé à échanger ou modifier des horaires.

REMARQUE : Comme le bouton Vérifier tout sélectionne tous les jours affichés (y compris les jours passés ou ceux pour lesquels aucun horaire n'existe), les règles permettant de valider les échanges d'horaires doivent confirmer la validité de ces jours pour l'échange. Désélectionnez les jours pour lesquels aucun horaire n'existe ou qui sont antérieurs à la date actuelle afin de ne pas avoir à les supprimer lorsque des erreurs de validation se produiront au cours du processus d'échange des horaires.

Vue mensuelle des horaires

Dans l'écran ScheduleViewer, cliquez sur le lien Mensuel pour visualiser les horaires mois par mois. Une vue mensuelle des horaires d'un agent est illustrée à la Figure 1-20.



Figure 1-20 . Vue mensuelle des horaires d'un agent
Affichage des horaires en mode mensuel

Pour afficher les horaires en mode mensuel, effectuez l'une des opérations suivantes :

Informations apparaissant dans l’affichage mensuel

Les informations présentées ci-dessous s'affichent dans la vue mensuelle de ScheduleViewer.

Contrôles de calendrier dans la vue mensuelle

Modifications d'horaire de WebStation

La fonction Modifications d'horaire de Agent WebStation autorise les agents à demander des modifications d'horaire, notamment l'insertion de codes d'exception (activités) pour les horaires existants pendant des périodes définies. Une fois la demande de modification d'horaire adressée, un agent peut surveiller le statut de sa demande et/ou annuler les demandes en attente dans la page mes modifications d'horaire.

Si l'approbation de la modification d'horaire est requise, vous devez faire approuver par un superviseur tout ou partie des demandes de modification pour que celles-ci soient validées et appliquées. Si tel n'est pas le cas, la modification d'horaire est mise en œuvre dès sa demande et sa validation. En fonction du degré de conformité de la demande avec les règles établies par le superviseur, la modification peut être appliquée pour toute la période requise ou pour une période inférieure au temps total requis. Une fois la demande de modification d'horaire terminée, l'agent est informé de toutes les modifications apportées à son horaire.

Pour chaque UG, les superviseurs ont configuré des règles qui permettent aux agents d'UG spécifiques de demander des modifications d'horaire à l'aide de Agent WebStation. De la même manière, les agents peuvent sélectionner des codes d'exception particuliers définis au niveau de l'UG lorsqu'ils demandent une modification d'horaire. Pour chaque code d'exception, le superviseur détermine les plages d'heures autorisées (par rapport à l'heure de la demande) pour les demandes de modification d'horaire et indique si ces demandes nécessitent ou non son approbation. Notez que si votre UG n'est pas autorisée à demander des modifications d'horaire, les fonctions et les écrans de demande de modification d'horaire ne sont pas accessibles. Pour plus d'informations sur les règles de modification d'horaire de WebStation, reportez-vous à Règles applicables aux demandes de modification d'horaire, 1-64.

Onglet « mes modifications d'horaire » de WebStation

Si la fonction Modifications d'horaire de WebStation est activée pour le client, si les modifications d'horaire de WebStation sont autorisées pour l'UG et que les options de modification d'horaires de l'UG ont été configurées par un superviseur, l'onglet « mes modifications d'horaire » est disponible dans ScheduleViewer. Pour plus d'informations, reportez-vous à Onglet mes « modifications d'horaire » de ScheduleViewer, 1-57.

Demande de modifications d'horaire

Au cours de la demande de modifications d'horaire, vous sélectionnez les dates des horaires à modifier, l'activité (code d'exception) à insérer dans les horaires et le temps nécessaire à l'activité demandée dans le nouvel horaire. Pour demander la modification d'au moins un horaire, procédez comme suit :

Etape 1 – Affichage des horaires à modifier

Affichez les dates des horaires à modifier à l'aide de l'onglet « mon horaire » de WebStation ScheduleViewer, illustré à la Figure 1-21. Vous pouvez effectuer cette opération en mode quotidien ou hebdomadaire, mais pas en mode mensuel. Pour plus d'informations sur l'affichage des horaires, reportez-vous à Vue quotidienne des horaires, 1-40 et à Vue hebdomadaire des horaires, 1-44. Notez que le superviseur a mis en place des règles de préavis minimal et maximal qui ont une incidence sur la plage de dates des horaires à modifier. (Reportez-vous à Règles applicables aux demandes de modification d'horaire, 1-64.)



Figure 1-21 . Onglet « mon horaire » de WebStation ScheduleViewer (vue Hebdomadaire)
Etape 2 – Sélection des dates des demandes de modification

Cochez les cases correspondant aux jours pour lesquels vous voulez demander des modifications d'horaire. Si vous utilisez la vue Quotidien, vous pouvez soumettre une demande pour les modifications d'un horaire. Si vous utilisez la vue Hebdomadaire, vous pouvez soumettre les demandes de modification pour les horaires de sept jours maximum. Les dates sélectionnées à cette étape doivent correspondre à celles que vous voulez modifier et non à celles auxquelles l'horaire commence. (Ces deux dates peuvent être différentes dans le cas d'intervalles qui vont au-delà de minuit.)

REMARQUE : Si plusieurs dates sont sélectionnées, la modification demandée s'applique à tous les horaires (à condition que les modifications soient validées). Par exemple, si vous sélectionnez les horaires de deux jours différents, toutes les modifications demandées s'appliquent aux deux dates. Si vous souhaitez effectuer des modifications différentes pour plusieurs dates, la demande de modification d'horaire doit être effectuée individuellement (en sélectionnant chaque date à cette étape du processus). Une fois les dates sélectionnées, cliquez sur le bouton modifier. Vous passez ensuite à l'étape suivante, illustrée à la Figure 1-22 :



Figure 1-22 . Page demander une modification d'horaire de WebStation ScheduleViewer (confirmation des dates)

Etape 3 – Confirmation des dates

Il s'agit de l'étape au cours de laquelle vous pouvez confirmer et/ou modifier les dates sélectionnées. Vous pouvez soit saisir de nouvelles dates, soit sélectionner la date voulue en cliquant sur les icônes du calendrier et en utilisant la fenêtre contextuelle. Notez que les dates disponibles sont déterminées par les règles de plage de dates du code d'exception sélectionné à l'Etape 5 – Sélection du code d'exception, 1-53. (Reportez-vous à Règles de code d'exception spécifiques, 1-64.)

Etape 4 – Saisie de l'heure de début et de l'heure de fin

Une fois la date saisie, sélectionnez l'heure de début et l'heure de fin du code d'exception qui sera ajouté à l'horaire. Vous pouvez saisir les heures de début et de fin au format 12 heures « h:mm AM/PM » (où h = heures, mm = minutes et AM/PM n'est pas sensible à la casse) ou au format 24 heures « h:mm ». Le format d'heure est déterminé par la langue sélectionnée dans la page « Mes Préférences » de Agent WebStation.

Notez que les heures de début et de fin disponibles sont déterminées par les règles de plage de dates (reportez-vous à Règles de code d'exception spécifiques, 1-64) et que les règles de priorité des codes d'exception peuvent avoir une incidence sur l'heure précise à laquelle le code d'exception s'applique effectivement aux horaires (reportez-vous à Comparaison des priorités de code d'exception, 1-67 et à Application de code d'exception – Date de l'horaire, 1-65).

Etape 5 – Sélection du code d'exception

L'étape suivante consiste à sélectionner le code d'exception (activité) dans la liste déroulante des codes d'exception ou dans la fenêtre contextuelle (qui s'affiche lorsque vous cliquez sur choisissez une exception). La fenêtre des codes d'exception est semblable à celle illustrée ci-dessous :



Notez que les seuls codes d'exception disponibles sont ceux pour lesquels l'UG est autorisée à demander des modifications. En outre, l'application des codes d'exception disponibles est soumise à certaines restrictions liées aux dates et aux heures. Ces règles sont établies pour chaque code d'exception. Pour plus de détails, reportez-vous à Règles applicables aux demandes de modification d'horaire, 1-64.

Etape 6 – Soumission de la demande de modification

Si vous voulez soumettre votre demande de modification sans en ajouter une autre, cliquez sur le bouton soumettre. (ou)

Si vous voulez soumettre votre demande de modification et en ajouter une autre, cliquez sur le bouton soumettre et ajouter une autre demande. Lorsque vous cliquez sur le bouton soumettre et ajouter une autre demande, la fenêtre de confirmation, semblable à celle illustrée ci-dessous, s'affiche :



Cette fenêtre de confirmation de demande ne répertorie pas les modifications demandées mais comporte des champs dans lesquels vous pouvez indiquer une demande de modification d'horaire (reportez-vous à Etape 3 – Confirmation des dates, 1-52).

Une fois les demandes de modification soumises, elles sont validées par rapport aux règles configurées par le superviseur (pour plus de détails sur ces règles, reportez-vous à Règles applicables aux demandes de modification d'horaire, 1-64. Si la validation initiale échoue, des messages s'affichent pour vous aider à corriger les demandes de modification, comme indiqué ci-dessous :



Les messages d'erreur affichés dépendent de la nature du conflit entre la demande de modification d'horaire et les règles correspondantes définies par le superviseur pour votre UG. Pour plus d'informations sur ces règles, reportez-vous à Règles applicables aux demandes de modification d'horaire, 1-64.

Si la validation initiale réussit, les demandes de modification sont soumises au système pour traitement et une page de confirmation s'affiche comme suit :



Cette fenêtre de confirmation de demande vous permet de réviser les demandes de modification d'horaire que vous venez d'effectuer. En effet, toutes les modifications d'horaire demandées sont répertoriées par ordre chronologique. A partir de cette fenêtre, vous pouvez demander une autre modification d'horaire par l'intermédiaire du lien prévu à cet effet ou revenir à l'écran ScheduleViewer. Il est possible de revoir toutes les modifications d'horaire en accédant à l'onglet « mes modifications d'horaire ». (Reportez-vous à Onglet « mes modifications d'horaire » de WebStation, 1-50). Notez que les demandes de modification d'horaire impliquant des codes d'exception soumis à l'approbation du superviseur ont le statut « approbation en attente ».

Traitement final des demandes de modification d'horaire

Pour les demandes de modification d'horaire impliquant des codes d'exception non soumis à l'approbation du superviseur, dès validation d'une modification d'horaire dans Agent WebStation, la modification est appliquée et l'agent est averti de toute modification dans son horaire.

Pour les demandes de modification d'horaire impliquant des codes d'exception soumis à l'approbation du superviseur, les demandes doivent être approuvées par un superviseur pour que les modifications entrent en vigueur. Si une demande de modification d'horaire est approuvée, elle est traitée. A ce stade, l'agent est informé de toute modification de son horaire. Reportez-vous à Fenêtre d'alerte de modification d'horaire, 1-36.

REMARQUE : En fonction du degré de conformité de la demande avec les règles établies par le superviseur, la modification d'horaire demandée peut être validée ou refusée. Si la validation réussit, la modification d'horaire peut s'appliquer à toute la période demandée ou à une période inférieure au temps total demandé. Si la modification est partielle, ce détail est noté dans la Fenêtre de détails de la page Mes modifications d'horaire, 1-61. Il est essentiel de comprendre que la validation initiale d'une demande de modification d'horaire peut réussir alors que sa validation finale peut échouer. Dans ce cas, la demande peut avoir le statut « Approuvé » même si elle n'aboutit pas. Cependant, dès que la validation de la demande échoue, le statut devient « Echec ». Pour plus d'informations sur les règles de modification d'horaire et le processus de validation de WebStation, reportez-vous à Règles applicables aux demandes de modification d'horaire, 1-64.

Onglet mes « modifications d'horaire » de ScheduleViewer

Après avoir effectué certaines demandes de modification d'horaire, vous pouvez revoir les modifications en cliquant sur l'onglet mes modifications d'horaire de ScheduleViewer. Cette page vous permet de visualiser l'ensemble de vos demandes de modification et d'annuler les demandes en attente. Les alertes répertoriées dans la barre de navigation constituent un moyen d'afficher sur cette page les demandes de modification d'horaire pour le jour voulu. (Reportez-vous à Alertes de demandes de modification d'horaire, 1-14.)

REMARQUE : En fonction des paramètres choisis dans la page Mes préférences, cette page indique jusqu'à quatre statuts pour la demande de modification. (Reportez-vous à Onglet « mes modifications d’horaire » de la page Préférences, 1-25.)

Lorsque vous cliquez sur l'onglet mes modifications d'horaire de ScheduleViewer, la page mes modifications d'horaire, illustrée à la Figure 1-23, s'affiche.



Figure 1-23 . WebStation ScheduleViewer - Page mes modifications d'horaire
Utilisation du calendrier pour sélectionner les dates à afficher

Vous pouvez visualiser les demandes de modification d'horaire à l'aide des contrôles du calendrier de la manière suivante :

Cacher/Afficher (type de demande)

Vous pouvez masquer un tableau à l'aide du lien disponible au-dessus de chaque tableau. Pour afficher de nouveau les tableaux masqués, utilisez la liste déroulante Afficher située en bas de la page et semblable à celle-ci :



La liste déroulante Afficher n'est pas disponible si aucun type de demande n'est actuellement masqué, comme illustré à la Figure 1-23. Si vous sélectionnez un élément dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton Afficher, la page est actualisée et le tableau correspondant au type de statut sélectionné s'affiche de nouveau. Si vous sélectionnez Toutes les demandes et que vous cliquez sur Afficher, tous les types de demande de modification d'horaire s'affichent.

Notez que ces types de demandes sont également contrôlés par la page de préférences accessible à partir du lien Mes préférences de la barre d'outils (reportez-vous à Onglet « mes modifications d’horaire » de la page Préférences, 1-25). Chaque fois que vous effectuez des sélections dans la liste déroulante, la page de vos préférences est mise à jour.

Icône de modification d'horaire (delta) – demande modifiée

Une icône de modification d'horaire (delta) apparaît en regard de chaque demande de modification d'horaire qui a été modifiée depuis le premier envoi de la modification d'horaire. Cette icône s'affiche si un superviseur a modifié le code d'exception, la date, l'heure de début ou l'heure de fin après l'envoi initial de cette modification d'horaire.

Cliquez sur l'icône de modification d'horaire pour afficher la fenêtre de détails des demandes de modification d'horaire illustrée à la Figure 1-24 ; elle contient les détails relatifs à cette demande de modification d'horaire.

Demandes de modification d'horaire en attente

Les demandes de modification d'horaire approuvées et en attente d'être finalisées ainsi que les demandes en attente d'approbation s'affichent dans le tableau dont les colonnes et les contrôles sont les suivants :

Demandes de modification d'horaire terminées

Les demandes de modification d'horaire terminées et les informations associées s'affichent dans ce tableau. Notez que si un code d'exception d'une demande de modification d'horaire a été appliqué à toutes les parties de la plage horaire spécifiée, le statut de la demande de modification d'horaire est considéré comme étant terminé. (Pour plus d'informations, reportez-vous à Application partielle de codes d'exception à votre horaire, 1-68.)

Les colonnes et les contrôles du tableau sont les suivants :

Demandes de modification d'horaire infructueuses

Les demandes de modification d'horaire infructueuses s'affichent dans un tableau dont les colonnes et les contrôles sont les suivants :

Messages d'erreur des demandes de modification d'horaire infructueuses

En fonction des règles de modification d'horaire de WebStation définies par le superviseur de l'UG, il se peut que les agents voient s'afficher certains messages d'erreur dans la section infructueux de l'écran mes modifications d'horaire dans le cas du refus ou de l'échec d'une demande. Les messages d'erreur et leur description sont présentés ci-dessous.

Message d’erreur
Description
Le code d'exception a été appliqué pour une minute ou plus de la plage horaire spécifiée, mais pas pour sa totalité en raison de l'existence de codes d'exception de priorité plus élevée.
Une partie de la modification demandée a été effectuée, mais celle-ci n'a pas pu être appliquée pour la durée totale demandée en raison de codes d'exception de priorité plus élevée. Reportez-vous à Application partielle de codes d'exception à votre horaire, 1-68 et Comparaison des priorités de code d'exception, 1-67.
Le code d'exception n'a été appliqué pour aucune partie de la plage horaire spécifiée, car il existe des codes de priorité plus élevée.
La modification n'a pas pu être effectuée en raison de codes d'exception de priorité plus élevée pour la durée totale demandée. Reportez-vous à Comparaison des priorités de code d'exception, 1-67.
La date spécifiée tombe en dehors de la plage de dates indiquée pour l'UG.
La date et l'heure de l'horaire sur lequel porte la demande de modification ne figurent pas dans la plage horaire créée pour l'UG.
La date spécifiée est plus éloignée dans le passé que le nombre maximal de jours durant lequel les horaires peuvent être modifiés.
La date de l'horaire sur lequel porte la demande de modification ne figure pas dans la plage horaire autorisée. Reportez-vous à Règles applicables aux demandes de modification d'horaire, 1-64.
Le code d'exception n'a pas été appliqué en raison de la saisie de données incorrectes.
Le code d'exception n'a pas été appliqué à cause de données entrées incorrectes. Par exemple un ID d'agent ou un code d'exception incorrect, etc.
Le code d'exception n'a pas été appliqué en raison d'erreurs internes.
Le code d'exception n'a pas été appliqué à cause d'erreurs internes. Par exemple, un échec de l'ouverture de la base de données.

Demandes de modification d'horaire annulées

Les demandes de modification d'horaire annulées s'affichent dans un tableau dont les colonnes et les contrôles sont les suivants :

Fenêtre de détails de la page Mes modifications d'horaire

Si vous cliquez sur le lien détails dans l'onglet mes modifications d'horaire de ScheduleViewer ou que vous cliquez sur une icône de modification d'horaire (delta), la fenêtre de détails des demandes de modification d'horaire affiche les informations sur la modification d'horaire demandée ; elle est semblable à celle représentée à la Figure 1-24.



Figure 1-24 . Fenêtre de détails des demandes de modification d'horaire

Quel que soit le statut de la demande, le contenu de cette fenêtre est toujours le même, à l'exception des options « Approuvé par/Refusé par » et « Motif » décrites plus loin.

Vous pouvez également afficher cette fenêtre en cliquant sur l'icône delta dans la fenêtre mes modifications d'horaire. Dans ce cas, la section « demande d'origine » apparaît également car la demande de modification d'horaire a été modifiée par un superviseur depuis votre premier envoi de la modification d'horaire (indiqué par l'icône delta).

votre horaire actuel

L'horaire actuel de l'agent à la date de la demande est indiqué dans la section « votre horaire actuel ». Le jour de la semaine et la date de l'horaire sont affichés au-dessus des détails de l'horaire, comme l'illustre la figure suivante. Les détails de l'horaire sont affichés tels qu'ils figurent dans ScheduleViewer. S'il n'existe pas d'horaire pour la plage de dates ou d'heures indiquée, la mention « CONGE » est affichée.

modification demandée

La section «modification demandée » contient les informations suivantes :

demande d'origine

Pour les demandes de modification d'horaire dont le code d'exception, la date, l'heure de début ou l'heure de fin a été modifié par un superviseur, cette fenêtre affiche la section « demande d'origine » avec les informations suivantes :

fermer

Cliquez sur le bouton fermer pour fermer cette fenêtre.

Règles applicables aux demandes de modification d'horaire

Pour chaque UG, les superviseurs peuvent vérifier si les agents de l'UG sont autorisés ou non à effectuer des demandes de modification d'horaire et comment celles-ci doivent être réalisées pour chaque code d'exception. Les règles sont décrites ci-après.

REMARQUE : Les règles de modification d'horaire WebStation pour chaque code d'exception sont définies au niveau de l'UG. Il est donc possible que plusieurs UG aient leurs propres règles pour un code d'exception donné. Les règles de modification d'horaire WebStation sont définies par les superviseurs dans le poste de travail superviseur TotalView.

Valeurs de priorité des codes d'exception

La valeur de priorité de chaque code d'exception est définie par les superviseurs au niveau du client. Cette valeur détermine si le code d'exception que vous sélectionnez peut s'appliquer ou non à votre horaire. En général, lorsque la modification d'horaire est terminée, les codes d'exception qui existaient dans votre horaire sont remplacés si la modification demandée concernait un code d'exception de priorité plus élevée. Il existe cependant des exceptions à cette règle. Pour plus de détails sur l'impact des valeurs de priorité sur l'application des codes d'exception, reportez-vous à Impact de la priorité de code d'exception sur l'application des demandes de modification, 1-67.

Règles de code d'exception spécifiques

Pour chaque UG, les superviseurs doivent définir les règles de demande de modification d'horaire. Les règles de modification d'horaire WebStation pour chaque code d'exception sont définies au niveau de l'UG. Il est donc possible que plusieurs UG aient leurs propres règles pour un code d'exception donné.

Les règles de demande de modification d'horaire de l'UG, établies pour chaque code d'exception, régissent le processus correspondant de la façon suivante :

REMARQUE : Toutes les règles doivent être validées si une modification d'horaire doit être appliquée.

Application de code d'exception – Date de l'horaire

La date d'application de la modification d'horaire est déterminée comme suit. Notez que toutes les autres règles doivent être validées si une modification d'horaire doit être effectuée.

Nous allons démontrer les règles ci-dessus dans les exemples suivants, dans lesquels un agent ayant les horaires indiqués dans le tableau soumet la demande de modification d'horaire ci-après :

Code d'exception : Heures supplémentaires

Date sélectionnée : 23/01/04

Heure de début : 6:00

Heure de fin : 7:00

1/22/04
Horaire de l'agent
1/23/04
Horaire de l'agent
Résultats
tout
06:00:00 - 15:00:00
Ce code d'exception sera appliqué à l'horaire de l'agent 23/01/04 et les priorités de code d'exception détermineront si les codes d'exception existants seront ou non remplacés.
tout
08:00:00 - 17:00:00
Ce code d'exception sera appliqué à l'horaire de l'agent 23/01/04 et l'heure de début de cet horaire sera changée en 6:00.
Congé
22:00:00 - 07:00:00
Le code d'exception ne sera appliqué à aucun horaire puisque l'horaire du 23/01/04 dépasserait 24 heures et que l'agent ne dispose pas d'un horaire avec chevauchement de nuit le 22/01//04.
22:00:00 - 07:00:00
22:00:00 - 07:00:00
Ce code d'exception sera appliqué à l'horaire de l'agent 22/01/04 et les priorités de code d'exception détermineront si les codes d'exception existants seront ou non remplacés.
21:00:00 - 06:00:00
22:00:00 - 07:00:00
Ce code d'exception sera appliqué à l'horaire de l'agent 22/01/04 et l'heure de fin de cet horaire sera changée en 07:00:00.
3:00:00 - 12:00:00
22:00:00 - 07:00:00
Ce code d'exception sera appliqué à l'horaire de l'agent 22/01/04 et l'heure de fin de cet horaire sera changée en 07:00:00.
07:00:00 - 16:00:00
22:00:00 - 07:00:00
Le code d'exception ne sera appliqué à aucun horaire car l'horaire résultant dépasserait 24 heures l'un ou l'autre jour.
Congé
Congé
Un nouvel horaire sera créé pour 23/01/04, avec 06:00 comme heure de début et 07:00 comme heure de fin.
22:00:00 - 07:00:00
Congé
Ce code d'exception sera appliqué à l'horaire de l'agent 22/01/04 et les priorités de code d'exception détermineront si les codes d'exception existants seront ou non remplacés.
21:00:00 - 06:00:00
Congé
Ce code d'exception sera appliqué à l'horaire de l'agent 22/01/04 et l'heure de fin de cet horaire sera changée en 07:00:00.
3:00:00 - 12:00:00
Congé
Ce code d'exception sera appliqué à l'horaire de l'agent 22/01/04 et l'heure de fin de cet horaire sera changée en 07:00:00.
07:00:00 - 16:00:00
Congé
Un nouvel horaire sera créé pour 23/01/04, avec 06:00:00 comme heure de début et 07:00 comme heure de fin.

Remarque sur l'heure avancée

Si un code d'exception doit être appliqué à une heure « inexistante » en raison de l'heure avancée, il est appliqué à la première minute possible qui suit l'heure demandée. Par exemple, si un code d'exception doit être appliqué à 2:00 le 04/04/04 (aux Etats-Unis), il le sera à partir de 3:00, puisque l'heure passe de 1:59 à 3:00 ce jour là. De même, si un code d'exception doit être appliqué à une heure qui « existe deux fois » à la date demandée, il le sera à la première occurrence de l'heure demandée. Par exemple, si un code d'exception doit être appliqué à 1:00 le 31/10/04 (aux Etats-Unis), il le sera à la première occurrence de 1:00, puisque l'heure passe de 1:59 à 1:00 ce jour là. (Les mêmes règles s'appliquent à l'heure de fin. Par exemple, si un code d'exception doit être appliqué à 1:59 le 31/10/04, il se terminera à la première occurrence de 1:59.)

Impact de la priorité de code d'exception sur l'application des demandes de modification

Pour qu'une demande de modification d'horaire soit validée et appliquée à votre horaire, une recherche de conflit de priorités de code d'exception doit être effectuée. (Les superviseurs établissent la « priorité » de chaque code d'exception par rapport à tous les autres.) En général, lorsque la modification d'horaire est terminée, les codes d'exception qui existaient dans votre ancien horaire sont remplacés si la modification demandée concernait un code d'exception de priorité plus élevée. Il existe cependant des exceptions à cette règle. Les règles concernant l'application des codes d'exception sont décrites dans la section suivante :

Comparaison des priorités de code d'exception

Pour chaque minute de votre horaire, les priorités de code d'exception déterminent si un code existant est remplacé par le code que vous avez demandé. Si le code demandé a une priorité égale ou supérieure à celle du code existant, il est stocké à la place de ce dernier. Si le code demandé a une priorité inférieure à celle du code existant, le nouveau code n'est pas pris en compte dans votre horaire.

Notez que le code d'exception Heure d'ouverture dispose de ses propres règles (reportez-vous à Comparaison de priorités impliquant le code d'exception Heure d'ouverture, 1-67).

Comparaison de priorités impliquant le code d'exception Heure d'ouverture

Si un code d'exception est appliqué à une période contenant le code « Heure d'ouverture », celui-ci est systématiquement remplacé. Supposons qu'un agent demande l'ajout d'un code « Temps personnel » à son horaire entre 16:00 et 17:00 et que ce code existe déjà entre 13:00 et 17:00. Le code « Temps personnel » est donc stocké entre 16:00 et 17:00, même s'il a une priorité inférieure à celle du code « Heure d'ouverture ».

Inversement, le code d'exception « Heure d'ouverture » est toujours prioritaire lorsqu'il est appliqué à un horaire. Autrement dit, si le code ajouté est « Heure d'ouverture », il remplace tout autre code existant dans l'horaire. Par exemple, si le code « Heure d'ouverture » doit être ajouté à l'horaire de l'agent entre 16:00 et 17:00 et qu'il existe déjà un code de réunion entre 15:00 et 17:00, le code « Heure d'ouverture » est stocké entre 16:00 et 17:00, même si le code de réunion a une priorité plus élevée.

Application partielle de codes d'exception à votre horaire

Durant la validation, à chaque minute de l'horaire auquel un code d'exception est ajouté, une recherche de codes existants est effectuée, et il est possible qu'un code soit appliqué partiellement. Si, par exemple, l'agent demande l'application d'un code d'exception « Formation » à son horaire entre 8:00 et 10:00 mais qu'il existe déjà un code de priorité plus élevée entre 9:00 et 10:00, le code « Formation » n'est appliqué qu'entre 8:00 et 9:00. Voici un autre exemple d'horaire d'agent :

« Heure d'ouverture » 08:00 - 17:00

« Pause » (priorité = 10) 10:00 - 10:15

« Repas » (priorité = 1) 12:00 - 13:00

« Pause » (priorité = 10) 15:00 - 15:15

Si l'agent demande l'ajout du code d'exception « Maladie » (priorité = 5) entre 11:00 et 17:00, ce code est ajouté entre 11:00 et 12:00, mais également entre 13:00 et 17:00. Le code d'exception « Repas » n'est pas remplacé car sa priorité est plus élevée. Notez que si le code d'exception d'une demande de modification d'horaire est appliqué à une partie quelconque de la plage horaire spécifiée, le statut de cette demande devient « terminé ».

Echanges d'horaires WebStation

Pour accéder à la fonction Echange d'horaires, cliquez sur le lien Echange d'horaires dans la barre de navigation pour faire apparaître la page mes échanges. Cette page affiche les informations relatives à vos échanges pour toutes les dates. Pour plus d'informations sur la page mes échanges, reportez-vous à Onglet « mes échanges » de ScheduleViewer, 1-100.

REMARQUE : Le lien Echange d'horaires n'apparaît pas si la fonction Echange d'horaires n'est pas activée ou si votre superviseur n'a pas défini de règles d'échange pour vous.

La fonction Echange d'horaires de Agent WebStation permet aux agents d'envoyer des horaires partiels ou complets pour échange et d'indiquer le type d'horaire qu'ils accepteraient en contre-partie. Ils peuvent envoyer leurs échanges vers le tableau d'échange d'horaires (échanges ouverts) ou envoyer une demande d'échange d'horaires avec un agent particulier (échanges fermés). Les agents peuvent afficher les horaires que d'autres agents ont envoyés pour échange et accepter les demandes d'échange d'horaires qui leur sont adressées. La disponibilité des demandes d'échange d'horaires pour les agents dépend des règles définies par les superviseurs pour chaque UG. Les règles d'échange d'une UG déterminent le type d'échange qu'un agent peut demander et accepter.

Si les règles de l'UG imposent l'approbation des échanges d'horaires par un superviseur, toutes les demandes d'échange d'horaires acceptées doivent être approuvées pour que l'échange soit possible. Si l'approbation du superviseur n'est pas nécessaire, l'échange peut être réalisé dès l'acceptation et la validation de la demande.

Règles d'échange de l'UG

Vous trouverez une présentation du processus d'échange des horaires dans Echange d'horaires WebStation - Présentation du processus, 1-70. Pour afficher les règles définies pour votre UG, accédez à la page Règles d'échange à partir du tableau d'échange d'horaires ; pour plus d'informations, reportez-vous à Affichage des règles d'échange, 1-94.

Notez que pour chaque UG, les superviseurs peuvent définir des règles spécifiant :

Pour plus d'informations sur les règles d'échange d'horaires WebStation, reportez-vous à Règles d'échange d'horaires, 1-117.

Différences de fuseau horaire d'UG

Si l'échange d'horaires WebStation est autorisé entre les UG (reportez-vous à Règles d'échange d'horaires, 1-117) et que l'agent d'envoi et l'agent consentant appartiennent à des UG différentes définies au moyen de fuseaux horaires différents, les ajustements d'heure et de date nécessaires sont réalisés automatiquement lors de l'affichage des horaires. Par exemple, si un agent se trouvant dans une UG du fuseau horaire de l'est envoie un horaire de 10:00 à 19:00, cet horaire s'affiche comme allant de 9:00 à 18:00 pour les agents du fuseau horaire du centre.

Echange de codes d'exception et d'horaires WebStation

Dans le cadre de l'échange d'horaires, les superviseurs décident pour chaque UG quelles « activités planifiées » liées à des codes d'exception sont échangeables dans WebStation. Si un horaire contient un code d'exception déjà défini comme non échangeable pour une UG, les agents de cette UG ne sont pas autorisés à l'échanger dans Agent WebStation. Tous les autres codes d'exception sont conservés avec les horaires si ceux-ci sont échangés via Agent WebStation.

Onglets Echange d'horaires WebStation

Si la fonction Echanges d'horaires de WebStation est activée pour le client, que l'échange d'horaires est autorisé pour votre UG et que le superviseur a défini des options à cet effet, deux onglets supplémentaires sont disponibles dans ScheduleViewer : « mes échanges », « tableau d'échange d'horaires » et « horaires de l'agent ». L'onglet « horaires de l'agent » est disponible uniquement si un superviseur a autorisé l'affichage des horaires d'un autre agent. Pour plus d'informations, reportez-vous à Onglets ScheduleViewer, 1-39.

Echange d'horaires WebStation - Présentation du processus

REMARQUE : Il s'agit d'une présentation générale qui ne fournit pas de détails spécifiques, ceux-ci figurant dans les sections suivantes. (Pour plus d'informations, reportez-vous à Déclenchement d'un échange d'horaires, 1-72) Par ailleurs, certains éléments décrits dans cette présentation ne s'appliquent que si les règles d'échange correspondantes (facultatives) sont activées par un superviseur. (Pour plus de détails sur les règles d'échange, reportez-vous à Règles d'échange d'horaires, 1-117).

Il existe deux types d'échange d'horaires :

Présentation du processus pour un échange ouvert

Vous trouverez ci-dessous les étapes de base pour un échange ouvert :

  1. L'agent déclenche un échange ouvert en envoyant son horaire au tableau d'échange d'horaires du module Echange d'horaires et indique les horaires souhaités en contre-partie.
  2. Un autre agent affiche les horaires soumis pour échange dans le tableau d'échange d'horaires.
  3. Cet agent accepte (sélectionne) ensuite un échange qu'il est autorisé à accepter (selon les règles de l'UG), si son horaire correspond à la demande d'échange de l'agent d'envoi.
  4. L'agent d'envoi accepte ou refuse l'échange dans la page mes échanges si cette action est requise (ou si plusieurs agents acceptent l'échange).
  5. L'agent d'envoi et l'agent consentant attendent l'approbation du superviseur (si nécessaire) et la fin du traitement.

Une fois l'échange approuvé ou refusé, une notification est envoyée aux deux agents.

  1. Les agents concernés par l'échange peuvent afficher le statut de leurs demandes d'échange d'horaires dans l'onglet mes échanges du module Echange d'horaires.
Présentation du processus d'un échange fermé

Vous trouverez ci-dessous les étapes de base pour un échange fermé :

  1. Pour déclencher un échange fermé, un agent choisit un autre agent précis avec lequel il souhaite échanger ses horaires et indique les horaires souhaités en contre-partie.

(Les agents doivent être autorisés à procéder à l'échange en question (selon les règles de l'UG.)

  1. Dans la page mes échanges, l'agent cible approuve ou refuse l'horaire proposé par l'agent qui a déclenché l'échange.
  2. L'agent d'envoi et l'agent consentant attendent l'approbation du superviseur (si nécessaire) et la fin du traitement.

Une fois l'échange approuvé ou refusé, une notification est envoyée aux deux agents.

  1. Les agents concernés par l'échange peuvent afficher le statut de leurs demandes d'échange d'horaires dans l'onglet mes échanges du module Echange d'horaires.

Options d'échange de base

Lors de l'envoi d'horaires pour échange, vous disposez des options de base suivantes. Notez que vous pouvez très souvent combiner ces options et que certaines d'entre elles ne s'appliquent qu'après avoir été validées par un superviseur. (Reportez-vous à Règles d'échange d'horaires, 1-117).

Echange de jours complets/partiels

Les échanges de jours complets sont activés par défaut. Selon les paramètres sélectionnés par les superviseurs, les agents d'une UG peuvent être ou non autorisés à échanger des horaires de jours partiels. Si l'échange de jours partiels n'est pas autorisé pour votre UG, l'option d'échange de jours complets/partiels n'est pas proposée. Si l'échange de jours partiels est autorisé, les règles suivantes s'appliquent :

Pour échanger l'horaire des jours complets sélectionnés, vous devez utiliser l'option Echanger le jour entier en envoyant les horaires. (Pour plus d'informations, reportez-vous à l'étape 5., 1-75) Pour échanger uniquement une partie de l'horaire des jours sélectionnés, sélectionnez l'option Echanger une partie du jour.

Echanges cédés

Selon les paramètres facultatifs sélectionnés par les superviseurs, les agents peuvent « céder » tout ou partie d'un horaire. Pour cela, ils envoient leurs horaires pour échange, puis sélectionnent l'option Céder des heures pendant la procédure d'envoi. (Pour plus d'informations, reportez-vous à l'étape 15., 1-80) Les superviseurs autorisent/interdisent les échanges cédés (reportez-vous à Règles d'échange d'horaires, 1-117).

Déclenchement d'un échange d'horaires

Que vous déclenchiez un échange ouvert (que vous envoyez au tableau d'échange d'horaires) ou fermé (avec un agent particulier), vous accédez à la page Echanger votre horaire pour lancer la procédure de demande d'échange d'horaires de l'une des manières suivantes :

La procédure d'envoi est la suivante :

Les échanges ouverts sont validés (reportez-vous à Validation d'horaires, 1-117), puis envoyés au tableau d'échange où les agents intéressés peuvent accepter les horaires demandés (reportez-vous à Onglet « tableau d'échange d'horaires » de ScheduleViewer, 1-85). Les échanges fermés sont répertoriés dans la page mes échanges de ScheduleViewer de l'agent cible en attendant que celui-ci les accepte (reportez-vous à Approbation et refus d'échanges, 1-114).

REMARQUE : La plupart des opérations et fonctions décrites dans cette section ne s'appliquent que si les règles d'échange correspondantes sont activées par un superviseur. (Reportez-vous à Règles d'échange d'horaires, 1-117). Vous pouvez également sélectionner jusqu'à sept horaires (dates) dans la page mon horaire pour lesquels demander un échange.

Pour envoyer des horaires à échanger, procédez comme suit :

Sélection des horaires à échanger
  1. Sélectionnez le lien échanger un horaire dans la page mes échanges de ScheduleViewer ou dans le tableau d'échange d'horaires, puis passez à l'étape 4., 1-74.

ou bien

Utilisez l'onglet « mon horaire » de WebStation ScheduleViewer (similaire à celui illustré à la Figure 1-25) pour sélectionner les dates des horaires à échanger. Vous pouvez effectuer cette opération en mode quotidien ou hebdomadaire, mais pas en mode mensuel. Pour plus d'informations sur l'affichage des horaires, reportez-vous à Vue quotidienne des horaires, 1-40 et Vue hebdomadaire des horaires, 1-44.



Figure 1-25 . Onglet « mon horaire » de WebStation ScheduleViewer (vue Hebdomadaire)
  1. Cochez la case en regard du jour que vous souhaitez échanger. Notez que cette étape est facultative. Vous pouvez passer à la suivante et sélectionner les dates des horaires à échanger selon une autre méthode (décrite ci-après).

    REMARQUE : Si vous sélectionnez plusieurs dates à ce stade de la procédure d'envoi, toutes les autres options choisies durant cette procédure s'appliqueront à tous les horaires. Par exemple, si vous sélectionnez deux horaires (sur deux jours différents) et entrez un intervalle de temps pour le début de l'horaire demandé, les mêmes heures de début seront requises dans chacune des listes d'échange d'horaires envoyées vers le tableau d'échange d'horaires. Pour demander des heures de début différentes pour chacun des horaires des deux jours, vous devez envoyer un horaire à la fois (ne sélectionnez qu'une date à ce stade de la procédure).

  2. Cliquez sur le bouton échanger. Vous passez ensuite à l'étape suivante du processus, la page Echanger votre horaire, comme l'illustre la Figure 1-26 :



Figure 1-26 . Page Echanger votre horaire (fonction d'échange propres à l'agent)

Il s'agit de l'étape au cours de laquelle vous confirmez la date sélectionnée à l'étape 2., 1-73, mais également où vous pouvez en entrer d'autres.

REMARQUE : Vous pouvez envoyer jusqu'à 7 jours pour échange. Si vous avez sélectionné une seule date à échanger dans ScheduleViewer, elle seule est affichée ici. Si vous en avez sélectionné plusieurs, la page comporte un nombre équivalent de champs de date. En l'absence de sélection (par exemple, si vous avez cliqué sur un bouton échanger dans le tableau d'échange d'horaires), un seul champ de date est affiché.

  1. Si vous avez sélectionné la date en cochant la case correspondante (voir ci-dessus), vous n'avez pas besoin de la sélectionner dans le calendrier. Si vous avez sélectionné le lien échanger un horaire dans la page mes échanges, vous devez sélectionner une date dans le calendrier. Si vous cliquez sur le bouton Calendrier , vous pouvez choisir la date via la fenêtre contextuelle Calendrier (ou modifier la date sélectionnée). Cliquez sur les flèches pour accéder au mois souhaité, puis cliquez sur la date.
Sélection de l'option d'échange de jours complets ou de jours partiels
  1. Si votre superviseur a activé l'échange de jours partiels, vous pouvez choisir entre l'échange d'horaires de jours complets (pour chaque date échangée) ou de jours partiels. Pour échanger l'horaire d'un jour complet pour tous les jours sélectionnés, sélectionnez l'option Echanger le jour entier. Notez que cette étape ne s'applique que si votre superviseur a activé l'échange de jours partiels. Dans ce cas, les jours partiels sont disponibles.
  2. Pour échanger uniquement une partie de l'horaire des jours sélectionnés, sélectionnez l'option Echanger une partie du jour. Si l'option d'échange de jours partiels est sélectionnée, vous devez entrer une plage horaire pour l'horaire partiel à échanger. Pour entrer l'horaire d'un jour partiel en vue d'un échange, saisissez ses heures de début et de fin au format 12 heures « h:mm AM/PM » (où h = heures, mm = minutes et AM/PM n'est pas sensible à la casse) ou au format 24 heures « h:mm ». Le format d'heure est déterminé par la langue sélectionnée dans la page « Mes Préférences » de Agent WebStation.
Sélection d'un échange ouvert ou d'un échange avec un agent spécifique
  1. Après avoir sélectionné les dates et les options de jour partiel, cliquez sur le bouton continuer si vous n'êtes pas autorisé à effectuer des échanges fermés (propres à un agent). Dans ce cas, la partie inférieure de la page (reportez-vous à la Figure 1-26) est masquée. Passez à l'étape 10., 1-77.
  2. Si vous êtes autorisé à effectuer des échanges fermés, les options « Echange ouvert » et « Echanger avec un agent spécifique » sont affichées. Si vous avez sélectionné « Echange ouvert », passez à l'étape 10., 1-77. Pour procéder à un échange avec un agent particulier, sélectionnez l'option « Echanger avec un agent spécifique », puis cliquez sur le lien choisissez dans une liste d'agents pour afficher la page Sélectionner un agent, illustrée à la Figure 1-27 (passez ensuite à l'étape suivante).



Figure 1-27 . Sélectionner un agent (pour un échange fermé)

  1. Lors du premier affichage de cette page, les informations suivantes sont disponibles : l'ID, le nom, la valeur et le groupe de données (si ces informations sont autorisées) des agents de votre UG avec lesquels vous êtes autorisé à échanger vos horaires.

UG

Si vous êtes autorisé à échanger vos horaires avec d'autres UG, vous pouvez alors choisir l'UG souhaitée (ou l'option « Toutes les unités de gestion ») dans le champ UG. Sinon, le champ UG est masqué. Notez que si vous sélectionnez « Toutes les unités de gestion », la colonne UG apparaît en regard de la colonne Nom de l'agent, mais les champs de valeur et de groupe de données d'agent sont masqués.

Recherche d'un agent particulier et bouton Tout afficher

Pour rechercher un agent particulier, saisissez les premiers caractères de son nom et cliquez sur le bouton chercher. Les noms d'agent dont les lettres correspondent à celles saisies apparaissent dans la liste. Cliquez sur tout afficher pour afficher tous les agents de l'UG (avec lesquels vous êtes autorisé à échanger des horaires).

Tri

Lors de la première consultation de cette page, le tri est basé sur la colonne Nom de l'agent. Cependant, vous pouvez modifier le tri en cliquant sur l'en-tête d'une autre colonne.

Sélectionnez un agent

Pour sélectionner un agent avec lequel échanger votre horaire, cliquez dans la ligne correspondante de la liste des agents. Cela aura pour effet de fermer la page Sélectionner un agent et d'ouvrir à nouveau la page Echanger votre horaire.

  1. Cliquez sur le bouton continuer dans la page Echanger votre horaire pour afficher la page contenant les options de demande à choisir.

A ce stade, l'horaire sélectionné est initialement validé. En cas d'échec de la validation des horaires sélectionnés, des messages d'erreur s'affichent et vous êtes invité à soumettre une nouvelle fois les horaires avec des dates et heures valides. (Reportez-vous à Validation d'horaires, 1-117.)

Demande d'horaires à accepter éventuellement dans un échange ouvert
  1. A cette étape de la procédure (une fois l'étape 10., 1-77 terminée), vous pouvez vérifier la date et l'heure des horaires que vous envoyez pour un échange ouvert. Dans les trois options disponibles, vous indiquez à quelles dates vous souhaitez travailler en échange des horaires envoyés (voir l'illustration à la Figure 1-28). (REMARQUE : Pour obtenir les instructions relatives aux échanges fermés, reportez-vous à l'étape 16., 1-81.)



Figure 1-28 . Sélection des options de demande d'horaires pour un échange ouvert

Pour modifier la date que vous allez envoyer, cliquez sur le lien modifier le choix de date. Vous pouvez ainsi modifier la date de l'horaire à envoyer, comme à l'étape 3., 1-73. Si la date et les heures sélectionnées vous conviennent, vous devez sélectionner une ou toutes les options suivantes.

REMARQUE : Pour chaque option sélectionnée, une demande d'échange d'horaires est envoyée. Si vous sélectionnez plusieurs de ces options, le tableau d'échange d'horaires comportera plusieurs copies du même horaire envoyé, chacune étant associée à un horaire demandé différent. Si vous devez approuver les demandes d'échange envoyées qui ont été acceptées, les échanges approuvés seront traités. Sinon, quelle que soit la demande d'échange d'horaires sélectionnée en premier par un autre agent (et validée), elle est prise en compte. Toutes les autres demandes basées sur l'horaire envoyé et accepté sont supprimées automatiquement du tableau d'échange d'horaires.

  1. Pour accepter des horaires qui tombent aux mêmes dates que ceux que vous envoyez, sélectionnez Option 1 – Même date, puis entrez les première et dernière heures de début que vous accepteriez ou sélectionnez « N'importe quelle heure ».

Si vous n'avez pas de préférence d'heure de début des horaires reçus en échange, sélectionnez l'option N'importe quelle heure.

En outre, si vous êtes autorisé à échanger des horaires de durée différente, trois options supplémentaires sont disponibles. Vous devez sélectionner au moins une option du champ « Je souhaite travailler un horaire de », mais vous pouvez également en sélectionner deux ou les sélectionner toutes les trois, comme décrit ci-dessous.


Cette option est automatiquement sélectionnée lorsque vous cochez la case Option 1 – Même date.

A ce stade, vous pouvez sélectionner une autre option, si vous ne l'avez pas déjà fait, ou passer à l'étape 20., 1-83.

  1. Pour demander des horaires auxquels il n'est pas prévu que vous travailliez, sélectionnez Option 2 - Echange de jours de congé, puis choisissez une ou plusieurs des dates répertoriées sous l'option 2.

Les dates répertoriées sont vos jours de congé prévus, compris dans la plage de dates pour laquelle les échanges sont autorisés. Si aucune date n'est affichée, vous n'avez aucun jour de congé pouvant être sélectionné à ce stade. Notez que ces dates ne sont affichées et que cette option n'est disponible que si vous avez des jours de congé à des dates futures, conformément aux règles d'échange de l'UG définies par les superviseurs. Si vous avez des horaires tous les jours futurs compris dans cette plage de dates, l'option 2 est désactivée.

  1. Une fois les dates sélectionnées pour l'option 2, vous devez choisir les première et dernière heures de début que vous accepteriez (ou sélectionnez l'option N'importe quelle heure si vous n'avez pas de préférence pour l'heure de début). En outre, si vous êtes autorisé à échanger des horaires de durée différente, trois options supplémentaires sont disponibles dans le champ « Je souhaite travailler un horaire de » (pour plus d'informations sur ces options, reportez-vous à l'étape 12., 1-79.

A ce stade, vous pouvez sélectionner une autre option, si vous ne l'avez pas déjà fait, ou passer à l'étape 20., 1-83.

  1. Si votre superviseur a activé les échanges cédés pour votre UG, vous pouvez choisir Option 3 - Céder des heures. Si votre superviseur a désactivé les échanges cédés pour votre UG, l'option 3 n'est pas affichée. En sélectionnant cette option, vous indiquez que vous accepteriez d'échanger vos horaires envoyés contre des congés (sans recevoir d'horaires en contre-partie). Sélectionnez cette option pour céder les horaires que vous avez envoyés pour échange (sans demander d'horaires en contre-partie).

A ce stade, vous pouvez sélectionner une autre option, si vous ne l'avez pas déjà fait, ou passer à l'étape 20., 1-83.

Demande d'horaires à accepter éventuellement dans un échange fermé
  1. A cette étape de la procédure (une fois l'étape 10., 1-77 terminée), vous pouvez vérifier la date et l'heure des horaires que vous envoyez pour un échange fermé. Vous ne pourrez sélectionner qu'une seule des trois options pour indiquer à quelles dates vous souhaitez travailler en échange des horaires d'un agent particulier. Notez que le nom de l'agent ciblé pour l'échange est affiché en haut de la page (comme l'illustre la Figure 1-29).



Figure 1-29 . Sélection des options de demande d'horaires pour un échange fermé

Pour modifier la date que vous souhaitez échanger, cliquez sur le lien modifier le choix de date. Vous pourrez ainsi modifier la date de l'horaire à échanger. Si vous souhaitez également choisir un autre agent avec lequel échanger votre horaire, cliquez sur le lien choisissez un autre agent. En cas de modification de la date ou de sélection d'un autre agent, la page initiale Echanger votre horaire apparaît de nouveau ; tous les champs affichent les valeurs précédemment sélectionnées.

Une fois que la date, les heures et l'agent sélectionnés vous conviennent, sélectionnez l'une (uniquement) des options suivantes.

REMARQUE : Pour l'option sélectionnée, une demande d'échange d'horaires est affichée dans le tableau « en attente » de la page mes échanges, ainsi que dans le tableau « en attente de mon approbation » de la page mes échanges de l'agent cible (reportez-vous à Onglet « mes échanges » de ScheduleViewer, 1-100). L'agent cible doit approuver l'échange que vous demandez.

  1. Si vous souhaiter obtenir un horaire tombant le même jour que celui que vous avez envoyé, sélectionnez Option 1 – Même date. Si vous demandez à échanger un jour partiel, saisissez l'heure de début dans le champ « Je souhaite commencer à ». En outre, si les horaires ne doivent pas nécessairement être de même durée, saisissez l'heure de fin dans le champ « et finir à ». REMARQUE : Si les horaires doivent être de durée égale, le champ « et finir à » n'apparaît pas.

S'il s'agit de l'option que vous souhaitez sélectionner pour l'horaire pour lequel vous acceptez de travailler, passez à l'étape 20., 1-83.

  1. Pour demander des horaires auxquels il n'est pas prévu que vous travailliez, sélectionnez Option 2 - Echange de jours de congé, puis choisissez une ou plusieurs des dates répertoriées sous l'option 2.

Les dates répertoriées sont vos jours de congé prévus, compris dans la plage de dates pour laquelle les échanges sont autorisés. Si aucune date n'est affichée, vous ne disposez d'aucun jour de congé pouvant être sélectionné à ce stade. Notez que ces dates ne sont affichées et que cette option n'est disponible que si vous avez des jours de congé à des dates futures, conformément aux règles d'échange de l'UG définies par les superviseurs. Si vous avez des horaires tous les jours futurs compris dans cette plage de dates, l'option 2 est désactivée et le message suivant apparaît : « Comme vous n'avez pas de jours de congé à échanger, vous ne pouvez pas sélectionner cette option ».

Si vous voulez échanger un jour partiel, saisissez l'heure de début dans le champ « Je souhaite commencer à ». En outre, si les horaires ne doivent pas nécessairement être de même durée, saisissez l'heure de fin dans le champ « et finir à ». REMARQUE : Si les horaires doivent être de durée égale, le champ « et finir à » n'apparaît pas.

S'il s'agit de l'option que vous souhaitez sélectionner pour l'horaire pour lequel vous acceptez de travailler, passez à l'étape 20., 1-83.

  1. Si votre superviseur a activé les échanges cédés pour votre UG, vous pouvez choisir Option 3 - Céder des heures. Si votre superviseur a désactivé les échanges cédés pour votre UG, l'option 3 n'est pas affichée. En sélectionnant cette option, vous indiquez que vous accepteriez d'échanger vos horaires contre des congés (sans recevoir d'horaires en contre-partie). Sélectionnez cette option pour céder vos horaires à un agent particulier (sans demander d'horaires en contre-partie).

A ce stade, vous pouvez sélectionner une autre option, si vous ne l'avez pas déjà fait, ou passer à l'étape 20., 1-83.

Envoyer mon horaire
  1. Cliquez sur le bouton Envoyer mon horaire (illustré à la Figure 1-28) pour envoyer vos horaires au tableau d'échange d'horaires (pour les échanges ouverts) ou vers la page mes échanges (pour les échanges fermés) (comme l'illustre la Figure 1-29). A ce stade, les validations initiales de vos demandes d'échange d'horaires sont traitées. (Reportez-vous à Validation d'horaires, 1-117)

Résultats d'un échange ouvert

Si l'horaire envoyé et les horaires demandés en contre-partie sont validés, leur liste s'affiche, comme l'illustre la Figure 1-30. (Pour les résultats des échanges fermés, reportez-vous à la Figure 1-31)



Figure 1-30 . Page des résultats d'un échange ouvert – Envoyer l'horaire au centre d'échange

Les informations suivantes concernant les demandes d'échange envoyées apparaissent :


La durée de l'horaire apparaît également si l'UG autorise les échanges d'horaires de durée différente. La mention « CONGE » apparaît en regard des horaires demandés « cédés ».

Résultats d'un échange fermé

En cas d'échec d'une validation, le message suivant apparaît dans la page des résultats : « Votre demande d'échange d'horaire n'a pas pu être traitée à cause des erreurs suivantes : ». Un message indiquant les raisons de l'échec de l'échange apparaît à la suite du message d'erreur.

Si l'horaire (que vous voulez échanger avec un agent spécifique) et les horaires demandés sont validés, les résultats de l'échange apparaissent, semblables à ceux de la Figure 1-31.



Figure 1-31 . Page des résultats d'un échange fermé – Demander un échange avec un agent spécifique

Les informations suivantes concernant la demande d'échange envoyée apparaissent :


Les informations sur l'agent disponibles dépendent de la configuration d'affichage définie par votre superviseur. Si ce dernier n'autorise pas l'affichage d'informations sur l'agent impliqué dans l'échange, cette colonne est masquée.

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger apparaissent. Sachez que les heures restantes (que vous n'échangez pas pour l'horaire de cette date) ne sont pas affichées ici.

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger (heures que vous recevrez) apparaissent dans la page des résultats. N'oubliez pas que si vous avez déjà des heures programmées pour ce jour, elles n'apparaissent pas car elles existent déjà et ne font pas partie de l'échange (jour partiel).

Les liens suivants apparaissent dans la page des résultats d'un échange ouvert ou d'un échange fermé :

Cliquez ici pour revenir au centre d'échange

Cliquez sur ce lien pour revenir au tableau d'échange d'horaires (reportez-vous à Onglet « tableau d'échange d'horaires » de ScheduleViewer, 1-85).

Cliquez ici pour revenir à ScheduleViewer

Cliquez ici pour revenir à la page mon horaire de ScheduleViewer (vue Hebdomadaire) avec la semaine en cours sélectionnée (reportez-vous à Onglet « mon horaire » de ScheduleViewer, 1-39).

En cas d'échec de la validation d'une demande d'échange d'horaires, le problème est expliqué dans un message d'erreur (reportez-vous à Validation d'horaires, 1-117). Vous devez résoudre tous les problèmes de validation pour envoyer les demandes d'échange d'horaires. Notez qu'une demande d'échange d'horaires envoyée peut passer avec succès cette validation mais pas les suivantes.

Une fois vos demandes d'échange d'horaires envoyées (échange ouvert), les autres agents peuvent les afficher et les sélectionner en vue d'un échange au moyen de l'onglet « tableau d'échange d'horaires » de WebStation ScheduleViewer. Pour plus d'informations, reportez-vous à Onglet « tableau d'échange d'horaires » de ScheduleViewer, 1-85. Pour plus d'informations sur la sélection d'horaires en vue d'un échange, reportez-vous à Acceptation des échanges sélectionnés en vue d'un échange (bouton échanger), 1-95. Si vous effectuez un échange avec un agent particulier (échange fermé), l'agent cible affiche et approuve (ou refuse) les échanges demandés dans la page mes échanges. (Reportez-vous à en attente de mon approbation, 1-103 et Approbation et refus d'échanges, 1-114).

Onglet « tableau d'échange d'horaires » de ScheduleViewer

Le tableau d'échange d'horaires permet d'afficher la liste des demandes d'échange (ouverts) envoyées, ainsi que des informations sur les horaires proposés et ceux demandés en échange.

REMARQUE : Les paramètres sélectionnés par les superviseurs déterminent les types d'horaire visibles dans le tableau d'échange d'horaires. Pour plus d'informations, reportez-vous à Affichage des demandes d'échange d'horaires dans l'onglet « tableau d'échange d'horaires », 1-87. Pour consulter uniquement vos échanges envoyés pour un jour, une semaine ou un mois particulier, vous pouvez sélectionner le lien Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel pour filtrer les échanges (pour plus d'informations, reportez-vous à Vues Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel et Tout pour les échanges envoyés, 1-93), ou sélectionner le jour, la semaine ou le mois dans le calendrier (reportez-vous à Calendrier, 1-93). Lors du premier affichage de cette page, toutes les demandes d'échange existant dans le tableau d'échange apparaissent (le lien Tout est sélectionné).

Vous pouvez également accéder au tableau d'échange d'horaires en cliquant sur l'onglet « tableau d'échange d'horaires » lorsque vous consultez un autre onglet dans ScheduleViewer.

Le tableau d'échange d'horaires WebStation affiche la liste des horaires ayant été envoyés pour échange (reportez-vous à la Figure 1-32).



Figure 1-32 . WebStation ScheduleViewer – Onglet tableau d'échange d'horaires (seuls les échanges corrects sont affichés)

L'onglet « tableau d'échange d'horaires » affiche un tableau dans lequel sont répertoriées uniquement les demandes d'échange d'horaires envoyées que vous pouvez accepter ou toutes les demandes d'échange d'horaires envoyées, selon l'option d'affichage sélectionnée (reportez-vous à masquer les horaires que je ne peux pas échanger, 1-87). Si les règles de votre UG permettent les échanges entre différentes UG, les échanges envoyés par les agents d'autres UG apparaissent également dans le tableau. Pour sélectionner l'horaire que vous acceptez, cochez la case située à gauche de la ligne de l'horaire en question. Reportez-vous à Acceptation des échanges sélectionnés en vue d'un échange (bouton échanger), 1-95.

REMARQUE : Le contenu de cet écran dépend du scénario selon lequel vous visualisez uniquement les horaires que vous êtes autorisé à échanger. Toute tentative d'échange de vos horaires contre des horaires que vous n'avez pas le droit d'accepter entraîne uniquement un refus des demandes correspondantes. C'est pourquoi, cette option n'est pas l'option par défaut et peut être désactivée par le superviseur.

Affichage des demandes d'échange d'horaires dans l'onglet « tableau d'échange d'horaires »

Les superviseurs ont la possibilité de contrôler les types de demande d'échange d'horaires affichés dans le tableau d'échange d'horaires. Ils peuvent en particulier paramétrer le tableau d'échange d'horaires pour afficher uniquement les demandes auxquelles vous avez droit. Ils peuvent également choisir d'afficher ou non les noms et les valeurs de données des agents d'envoi.

REMARQUE : Si les échanges entre UG sont autorisés et si un agent ayant envoyé un horaire appartient à une UG différente de la vôtre, les horaires sont ajustés, si nécessaire, pour tenir compte des différences éventuelles de fuseau horaire. Les heures de début affichées sont conformes à votre fuseau horaire. Supposons, par exemple, que le fuseau horaire de l'agent d'envoi soit celui de la côte est et que le fuseau horaire de votre UG soit celui du centre. Si l'horaire de l'agent d'envoi commence à 10:00, l'horaire de début qui s'affiche pour vous est 9:00.

masquer les horaires que je ne peux pas échanger

Si vous êtes autorisé à afficher toutes les demandes d'échange, la case à cocher masquer les horaires que je ne peux pas échanger est disponible en haut du tableau d'échange d'horaires. Si vous cochez la case masquer les horaires que je ne peux pas échanger ou si vous n'êtes pas autorisé à afficher toutes les demandes d'échange, seules les demandes valides (selon les règles définies par les superviseurs) sont visibles. Reportez-vous à Validation d'échanges, 1-117 pour connaître les règles de validation des échanges.

Si la case à cocher masquer les horaires que je ne peux pas échanger n'est pas sélectionnée, toutes les demandes d'échange d'horaires envoyées par les agents de votre UG sont affichées, y compris les échanges ayant été acceptés par plusieurs agents et dont l'approbation ou le refus par l'agent d'envoi est en attente. Si vous n'avez pas coché la case masquer les horaires que je ne peux pas échanger, les horaires affichés dans le tableau d'échange d'horaires peuvent contenir des demandes non valides que vous n'avez pas le droit d'accepter, par exemple les demandes que vous avez envoyées, comme l'illustre la Figure 1-33. Pour plus d'informations sur les échanges incorrects, reportez-vous à Echanges incorrects, 1-89.



Figure 1-33 . WebStation ScheduleViewer – Onglet tableau d'échange d'horaires (échanges incorrects inclus)
Options de tri

Pour modifier l'ordre d'affichage des échanges dans le tableau d'échange d'horaires, sélectionnez l'option voulue dans le champ « Trier par ». Le tableau d'échange d'horaires est initialement trié en fonction de la colonne « horaire envoyé », mais vous pouvez sélectionner l'un des champs de tri suivants :

Notez que les options de tri « ID d'agent » et « Nom de l'agent » ne sont disponibles que si le superviseur a autorisé l'affichage des noms d'agent dans le tableau d'échange d'horaires. Vous ne pouvez utiliser l'option de tri « UG » que si le superviseur a autorisé votre UG à échanger des horaires avec d'autres UG.

Les colonnes suivantes sont affichées dans le tableau d'échange d'horaires, comme l'explique la section suivante :

cases à cocher

Une case à cocher figure à gauche de chaque ligne contenant un horaire que vous êtes autorisé à échanger (à accepter). Par défaut, toutes les cases à cocher sont désélectionnées. Pour accepter un horaire dans le tableau d'échange, cochez la case en regard de l'échange correspondant. Pour plus d'informations sur l'acceptation d'échanges, reportez-vous à Acceptation des échanges sélectionnés en vue d'un échange (bouton échanger), 1-95.

Echanges incorrects

Si tous les horaires sont affichés (la case à cocher masquer les horaires que je ne peux pas échanger est désélectionnée), une icône en forme de « x » apparaît à la place des cases à cocher des échanges incorrects, comme l'illustre la Figure 1-33. Notez que lorsque vous placez le curseur de la souris sur l'une de ces icônes, le texte « pourquoi ne puis-je pas échanger cet horaire ? » apparaît dans une info-bulle. Cliquez sur l'icône en forme de « x » pour faire apparaître la page Echange incorrect, comme l'illustre la Figure 1-34.



Figure 1-34 . Page Echange incorrect

Cette page contient les informations sur l'agent, l'horaire envoyé et l'horaire demandé en échange. Ces informations sont identiques à celle affichées dans le tableau d'échange d'horaires, comme indiqué plus loin dans cette section. Les motifs vous empêchant d'échanger cet horaire sont également indiqués dans cette page. Cliquez sur le bouton fermer pour fermer cette page.

informations de l'agent

Cette colonne affiche le nom de l'agent qui a envoyé la demande d'échange d'horaires. REMARQUE : Cette colonne n'est affichée que si un superviseur a autorisé l'affichage des informations de l'agent dans le tableau d'échange. En outre, si vous êtes autorisé à échanger des horaires avec d'autres UG, l'UG de l'agent d'envoi apparaît à coté de son nom. Sous l'UG, des valeurs et des noms de groupe de données d'agent peuvent apparaître (si le superviseur a défini les options permettant d'afficher les valeurs de données d'agent).

horaire envoyé

Cette colonne affiche les informations suivantes, selon l'horaire le plus à jour de l'agent d'envoi :

Horaire demandé

Cette colonne affiche les informations suivantes concernant l'horaire auquel l'agent d'envoi souhaite travailler en échange de l'horaire qu'il a envoyé :

Détails

Le lien détails apparaît en regard de chaque échange dans le tableau d'échange d'horaires. Si vous cliquez sur le lien détails d'un horaire envoyé, la fenêtre Détails de l'échange apparaît ; elle contient les détails concernant l'horaire en question, comme l'illustre la Figure 1-35.



Figure 1-35 . Fenêtre Détails de l'échange d'un échange envoyé

REMARQUE : Si vous êtes l'agent d'envoi, la page Détails de l'échange dans le tableau d'échange d'horaires affiche les informations décrites dans Fenêtre Détails de l'échange des échanges dont le statut est « envoyé au centre d'échange » ou « annulé », 1-112. Sinon, les informations suivantes concernant l'échange sélectionné apparaissent :

mon horaire actuel

Cette section contient les détails de l'horaire pour la date indiquée dans la colonne « horaire demandé » dans le tableau d'échange d'horaires. S'il n'existe aucun horaire, la mention « CONGE » apparaît à la place de l'horaire pour la date en question.

REMARQUE : S'il s'agit d'un échange de jour partiel, l'horaire du jour complet apparaît alors.

Si la date de votre horaire (pour la date de l'horaire demandé) est différente de la date indiquée dans la colonne de l'horaire envoyé, l'horaire des deux dates apparaît dans cette section (la date la plus ancienne apparaît en premier). Par exemple, si un agent a envoyé un horaire pour le 7 mars et qu'il souhaite l'échanger contre un horaire le 8 mars, votre horaire apparaît dans la section « mon horaire actuel » pour le 7 et le 8 mars.

La première ligne de cette section indique l'icône et la description du code de base de votre horaire actuel, ainsi que le nombre d'heures payées (en gras). Les icônes des activités planifiées, les plages horaires et les descriptions de l'horaire apparaissent au format HH:MM.

ce que je recevrai

Cette section contient les détails de l'horaire de l'agent d'envoi pour la date indiquée dans la colonne « horaire envoyé » dans le tableau d'échange d'horaires. S'il n'existe aucun horaire, la mention « CONGE » apparaît à la place de l'horaire pour la date en question.

Si la date indiquée dans la colonne « horaire envoyé » est différente de celle date affichée dans la colonne « horaire demandé », l'horaire de l'agent d'envoi pour les deux dates apparaît dans cette section (la date la plus ancienne apparaît en premier).

REMARQUE : S'il s'agit d'un échange de jour partiel, seules les heures à échanger apparaissent dans l'horaire.

La première ligne de cette section indique l'icône et la description du code de base de votre horaire actuel, ainsi que le nombre d'heures payées (en gras). Les icônes des activités planifiées, les plages horaires et les descriptions de l'horaire apparaissent au format HH:MM.

informations complémentaires sur l'échange

Cette section affiche le statut de la demande d'échange d'horaires envoyée, ainsi que d'autres informations telles que la date et l'heure de la dernière modification de la demande, le type d'échange et les informations de l'agent.

Cette section contient les informations suivantes :

Cliquez sur le bouton fermer pour fermer la page Détails de l'échange.

Calendrier

Le calendrier affiché sur cette page est identique à celui de toutes les pages ScheduleViewer. Les demandes d'échange d'horaires affichées ici sont celles dont l'horaire envoyé tombe à la date sélectionnée ou dans la semaine sélectionnée. Si vous sélectionnez le lien Nous sommes le, les demandes d'échange d'horaires envoyées pour la date actuelle s'affichent.

A l'instar des autres pages ScheduleViewer, la date ou la semaine sélectionnée figure en haut. Vous pouvez faire défiler les jours, les semaines ou les mois à l'aide des flèches gauche et droite. Pour plus d'informations sur la sélection des dates à l'aide du calendrier, reportez-vous à :

Vues Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel et Tout pour les échanges envoyés

Outre l'utilisation du calendrier pour filtrer les échanges envoyés (tel que décrit ci-dessus), vous pouvez également utiliser les liens Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel affichés en haut de la page pour filtrer les demandes d'échange. Lorsque vous cliquez sur l'un de ces liens, les informations sur les demandes d'échange qui apparaissent sont identiques à celles affichées dans le tableau d'échange d'horaires (option « Tout » activée). Cependant, le filtrage choisi permettra d'afficher uniquement les échanges d'un jour, d'une semaine ou d'un mois particulier. Cliquez sur Tout pour afficher de nouveau tous les échanges d'horaires. Les vues Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel sont décrites ci-dessous :

Vue Quotidien pour les échanges envoyés

Cliquez sur le lien Quotidien pour afficher les demandes d'échange d'horaires envoyées pour un jour précis de la manière suivante.

Vue Hebdomadaire pour les demandes d'échange

Cliquez sur le lien Hebdomadaire pour afficher les demandes d'échange d'horaires envoyées pour une semaine précise de la manière suivante.

Vue Mensuel pour les demandes d'échange

Cliquez sur le lien Mensuel pour afficher les demandes d'échange d'horaires envoyées pour un mois précis de la manière suivante.

Vue Tout pour les demandes d'échange

Cliquez sur le lien Tout pour afficher toutes les demandes d'échange d'horaires envoyées ; cette vue est activée par défaut lors de la première consultation du tableau d'échange d'horaires. Cette vue permet d'afficher toutes les demandes d'échange qui ont été envoyées au tableau d'échange.

La partie supérieure de chacune de ces vues contient la plage de dates. Le jour, la semaine ou le mois actuellement affiché est également mis en surbrillance dans le calendrier.

Affichage des règles d'échange

Pour afficher les règles d'échange (voir la Figure 1-36) de votre UG, cliquez sur le lien règles d'échange situé sous le calendrier dans le tableau d'échange d'horaires, comme l'illustre la Figure 1-33.



Figure 1-36 . Règles d'échange

La première ligne indique le nom et l'ID de votre UG. Toutes les règles d'échange définies par un superviseur pour votre UG sont répertoriées. Si vous êtes autorisé à échanger des horaires avec des agents appartenant à d'autres UG, une remarque apparaît indiquant que les règles d'échange définies pour les autres UG s'appliqueront lors des échanges. Ces règles permettent de valider les échanges que vous demandez et ceux que vous acceptez.

Cliquez sur le bouton fermer pour fermer la page Règles d'échange.

Acceptation des échanges sélectionnés en vue d'un échange (bouton échanger)

Lorsque vous affichez les demandes d'échange d'horaires envoyées au tableau d'échange d'horaires, une case à cocher figure dans la colonne de gauche de chaque horaire que vous êtes autorisé à échanger. Vous pouvez alors cocher les cases des horaires que vous souhaitez échanger (accepter).

Une fois la ou les cases cochées, vous pouvez sélectionner le bouton échanger. Vous êtes ensuite invité à confirmer l'échange dans la page de confirmation d'échange, semblable à l'illustration de la Figure 1-37 et Figure 1-38.



Figure 1-37 . Echanger votre horaire (page de confirmation – échanges de durée différente interdits)



Figure 1-38 . Echanger votre horaire (page de confirmation – échanges de durée différente autorisés)

Un enregistrement apparaît pour chaque échange que vous avez sélectionnés dans le tableau d'échange d'horaires. La page de confirmation d'échange affiche les informations suivantes.

informations de l'agent

Cette colonne contient les noms des agents qui ont envoyé des demandes d'échange d'horaires. REMARQUE : Cette colonne n'est affichée que si un superviseur a autorisé l'affichage des informations de l'agent dans le tableau d'échange d'horaires. En outre, si vous êtes autorisé à échanger des horaires avec d'autres UG, l'UG de l'agent d'envoi apparaît à coté de son nom. Sous l'UG, des valeurs et des noms de groupe de données d'agent peuvent apparaître (si le superviseur a défini les options permettant d'afficher les valeurs de données d'agent).

ce que vous obtenez

Cette colonne contient le jour de la semaine, la date, l'heure de début et l'heure de fin de l'horaire que vous obtiendrez en échange de votre horaire.

heures payées

Cette colonne affiche la durée de l'horaire que vous obtiendrez en échange de votre horaire.

ce que vous cédez

Cette colonne indique votre horaire actuel pour la date (et la plage horaire) des échanges demandés. Si l'échange concerne un jour complet, les heures de début et de fin de votre horaire actuel sont indiquées. Si vous n'avez pas d'horaire à la date de l'échange demandé (c'est-à-dire, en cas d'échange cédé), la mention « CONGE » est affichée.

Echanges de durée différente interdits

Si l'échange (non cédé) concerne un jour partiel et que vous n'êtes pas autorisé à échanger des horaires de durée différente, saisissez une heure de début dans le champ « ce que vous cédez », comme l'illustre la Figure 1-37. Le format de l'heure de début doit être HH:MM (AM ou PM), comme indiqué dans le champ de la figure.

Ce champ remplit la même fonction que ceux utilisés lors de l'envoi d'un horaire vers le tableau d'échange d'horaires. Reportez-vous à Echange de jours complets/partiels, 1-71.

REMARQUE : L'heure de début que vous entrez doit tomber entre les heures de début au plus tôt et au plus tard spécifiées par l'agent ayant envoyé la demande. En outre, vous devez avoir, à l'heure indiquée, un horaire dont la durée dans le futur est au moins égale à celle de l'horaire envoyé. Par exemple, si l'horaire envoyé est de 2 heures et que l'agent d'envoi a indiqué qu'il accepterait une plage d'heures de début comprise entre 16:00 et 18:00, vous devez avoir un horaire d'au moins 2 heures qui commence entre 16:00 et 18:00. Dans cet exemple, si votre horaire se termine à 18:00, la seule heure de début correcte que vous pouvez entrer est 16:00 ; s'il se termine à 17:00, vous ne pouvez pas accepter cet échange.

Echanges de durée différente autorisés

Si l'échange (non cédé) concerne un jour partiel et que vous êtes autorisé à échanger des horaires de durée différente, saisissez une heure de début dans le champ « ce que vous cédez », comme l'illustre la Figure 1-38. Le format de l'heure de début doit être HH:MM (AM ou PM), comme indiqué dans le champ de la figure.

Ce champ remplit la même fonction que ceux utilisés lors de l'envoi d'un horaire vers le tableau d'échange d'horaires. Reportez-vous à Echange de jours complets/partiels, 1-71.

heures payées

Cette colonne affiche la durée des horaires que vous obtiendrez en échange de votre horaire.

annuler/confirmer

Cliquez sur le bouton annuler pour annuler les échanges ou sur le bouton confirmer pour les confirmer et les soumettre pour acceptation. Une page de résultats apparaît ensuite, comme l'explique la section suivante.

résultats de l'échange

Une fois les échanges confirmés (reportez-vous à annuler/confirmer, 1-98), une page de résultats apparaît indiquant si chaque échange a abouti ou non, comme l'illustre la Figure 1-39.



Figure 1-39 . Page Echanger votre horaire (résultats)

Les informations concernant chaque échange apparaissent dans les colonnes suivantes :

informations de l'agent

Cette colonne affiche les noms des agents qui ont envoyé les demandes d'échange d'horaires. REMARQUE : Cette colonne n'est affichée que si un superviseur a autorisé l'affichage des informations de l'agent dans le centre d'échange. En outre, si vous êtes autorisé à échanger des horaires avec d'autres UG, l'UG de l'agent d'envoi apparaît à coté de son nom. Sous l'UG, des valeurs et des noms de groupe de données d'agent peuvent apparaître (si le superviseur a défini les options permettant d'afficher les valeurs de données d'agent).

ce que vous obtenez

Cette colonne contient le jour de la semaine, la date, l'heure de début, l'heure de fin et la durée de l'horaire que vous obtiendrez en échange de votre horaire (il s'agit de l'horaire de l'autre agent).

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger (heures que vous recevrez) apparaissent ici. N'oubliez pas que des heures sont déjà programmées pour ce jour ; elles n'apparaissent pas car elles existent déjà et ne font pas partie de l'échange (jour partiel).

ce que vous cédez

Cette colonne contient le jour de la semaine, la date, l'heure de début, l'heure de fin et la durée des horaires que vous obtiendrez en échange de votre horaire (ou « CONGE » si aucun horaire n'existe).

statut

Selon les règles d'échange définies pour votre UG, l'un des statuts suivants apparaît une fois que vous avez confirmé les échanges :

échec des échanges

A chaque fois qu'une validation d'échange échoue, un « motif » est affiché sous cet échange, par exemple « Motif : Pour échanger des horaires, les agents de l'UG 400 doivent posséder les mêmes compétences. ».

Pour plus d'informations sur les règles de validation, reportez-vous à Validation d'échanges, 1-117.

Les liens suivants sont disponibles en bas de cette page :

Cliquez ici pour revenir au centre d'échange

Cliquez sur ce lien pour revenir au tableau d'échange d'horaires (reportez-vous à Onglet « tableau d'échange d'horaires » de ScheduleViewer, 1-85).

Cliquez ici pour revenir à ScheduleViewer

Cliquez ici pour revenir à la page mon horaire de ScheduleViewer (vue Hebdomadaire) avec la semaine en cours sélectionnée (reportez-vous à Onglet « mon horaire » de ScheduleViewer, 1-39).

échange d'un horaire

Cliquez sur ce lien pour envoyer jusqu'à sept horaires pour échange. Pour plus d'informations sur cette procédure, reportez-vous à Déclenchement d'un échange d'horaires, 1-72.

Onglet « mes échanges » de ScheduleViewer

Lorsque vous sélectionnez pour la première fois le lien Echange d'horaires dans la barre de navigation, la page mes échanges apparaît. Si vous n'avez pas encore demandé d'échanges d'horaires (ou qu'aucun agent n'a demandé à échanger ses horaires avec vous), cette page n'affiche aucune information sur les échanges. En revanche, dès que vous aurez commencé à échanger des horaires, les informations relatives à ces échanges apparaîtront, comme l'illustre la Figure 1-40. Lors de la première consultation, la vue « Tout » est activée ; vous pouvez donc voir tous les échanges (pour toutes les dates), même ceux qui ont été annulés ou qui ont échoué. Si vous souhaitez afficher vos échanges pour un jour, une semaine ou un mois particulier, sélectionnez le lien Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel afin de filtrer les échanges (pour plus d'informations, reportez-vous à Vues Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel et Tout pour mes échanges, 1-116), ou sélectionnez le jour, la semaine ou le mois dans le calendrier (reportez-vous à Calendrier, 1-115).

Vous pouvez également accéder à la page mes échanges en cliquant sur l'onglet « mes échanges » lorsque vous consultez un autre onglet dans ScheduleViewer.



Figure 1-40 . WebStation ScheduleViewer – Onglet « mes échanges » (haut)



Figure 1-40. WebStation ScheduleViewer – Onglet « mes échanges » (bas)

Dans la page mes échanges, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

Chaque statut de demande d'échange d'horaires est répertorié dans un tableau distinct que vous pouvez afficher ou masquer (à l'exception des échanges dont le statut est « en attente de mon approbation »). Pour masquer un tableau de statut d'échange, cliquez sur le lien cacher en haut du tableau. Pour afficher de nouveau les tableaux masqués, utiliser la liste déroulante Afficher en bas de la page. Cette liste n'apparaît que si un ou plusieurs tableaux de statut sont masqués. Sélectionnez un élément dans cette liste et cliquez sur le bouton Afficher pour actualiser la page et afficher le tableau correspondant au statut d'échange sélectionné. Pour afficher tous les tableaux de statut d'échange, sélectionnez « Toutes les demandes » et cliquez sur Afficher.

Les statuts affichés sont également contrôlés par la page Mes préférences – mes échanges accessible à partir du lien Mes préférences de la barre d'outils (reportez-vous à Onglet « mes échanges » de la page Préférences, 1-27). Chaque fois que vous sélectionnez un élément dans la liste déroulante, la page de vos préférences est mise à jour.

Lorsqu'un tableau de statut d'échange ne contient aucune donnée d'échange (par exemple, s'il n'y a aucun échange dont l'approbation est en attente), la mention « Aucune donnée disponible » apparaît.

Les tableaux de statut d'échange suivants sont disponibles et décrits dans cette section.

en attente de mon approbation

Les demandes d'échange pour les dates de la période sélectionnée peuvent être :

Les colonnes suivantes apparaissent dans le tableau « en attente de mon approbation » :

Les informations sur l'agent disponibles dépendent de la configuration d'affichage définie par votre superviseur. Si ce dernier n'autorise pas l'affichage d'informations sur l'agent impliqué dans l'échange, cette colonne est masquée.

S'il s'agit d'un échange que vous avez déclenché, « ce que je céderai » indique l'horaire actuel que vous souhaitez échanger. S'il s'agit d'un échange déclenché par un autre agent, « ce que je céderai » indique l'horaire que vous accepteriez d'échanger avec l'agent d'envoi qui a demandé l'échange.

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger apparaissent. Sachez que les heures restantes (que vous n'échangez pas pour l'horaire de cette date) ne sont pas affichées ici.

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger (heures que vous recevrez) apparaissent ici. N'oubliez pas que des heures sont déjà programmées pour ce jour ; elles n'apparaissent pas car elles existent déjà et ne font pas partie de l'échange (jour partiel).

Pour obtenir des informations sur l'approbation des demandes d'échange rejetées, reportez-vous à Approbation et refus d'échanges, 1-114.

Notez que vous n'êtes pas autorisé à masquer ce tableau dans la page mes échanges. Le tableau de statut « en attente de mon approbation » est affiché, même s'il ne contient aucun échange.

en attente

Les demandes d'échange pour les dates de la période sélectionnée peuvent être :

Les colonnes suivantes apparaissent dans le tableau « en attente » :

Les informations sur l'agent disponibles dépendent de la configuration d'affichage définie par votre superviseur. Si ce dernier n'autorise pas l'affichage d'informations sur l'agent impliqué dans l'échange, cette colonne est masquée.

S'il s'agit d'un échange que vous avez déclenché, « ce que je céderai » indique l'horaire actuel que vous souhaitez échanger. S'il s'agit d'un échange déclenché par un autre agent, « ce que je céderai » indique l'horaire que vous accepteriez d'échanger avec l'agent d'envoi qui a demandé l'échange.

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger apparaissent. Sachez que les heures restantes (que vous n'échangez pas pour l'horaire de cette date) ne sont pas affichées ici.

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger (heures que vous recevrez) apparaissent ici. N'oubliez pas que des heures sont déjà programmées pour ce jour ; elles n'apparaissent pas car elles existent déjà et ne font pas partie de l'échange (jour partiel).

envoyé au centre d'échange

Ce tableau contient les demandes d'échange que vous avez envoyées au tableau d'échange pour les dates de la période sélectionnée.

Les colonnes suivantes apparaissent dans le tableau « envoyé au centre d'échange » :

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger apparaissent. Sachez que les heures restantes (que vous n'échangez pas pour l'horaire de cette date) ne sont pas affichées ici.

Si l'horaire est à céder, la mention « CONGE » remplace la plage d'heures de début. Si vous n'avez pas choisi d'heure de début précise, la plage d'heures de début est remplacée par la mention « débutant à n'importe quelle heure ». Si vous avez spécifié plusieurs options de travail valables en contre-partie du même horaire, l'horaire envoyé figure plusieurs fois avec chaque option (correspondant à vos souhaits pour les horaires travaillés) dans une ligne distincte.

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger (heures que vous recevrez) apparaissent ici. N'oubliez pas que des heures sont déjà programmées pour ce jour ; elles n'apparaissent pas car elles existent déjà et ne font pas partie de l'échange.

Une fois la demande annulée, elle n'apparaît plus dans ce tableau de statut, mais dans le tableau de statut « annulé » (reportez-vous à Annulation d'une demande d'échange envoyée, 1-115). Notez que les seuls échanges que vous êtes autorisé à annuler sont ceux répertoriés dans le tableau « envoyé au centre d'échange ».

terminé

Les échanges terminés sont ceux qui ont été approuvés par un superviseur (si cette opération est requise) et traités. Les demandes d'échange pour les dates de la période sélectionnée peuvent être :

Les colonnes suivantes apparaissent dans le tableau « terminé » :

Les informations sur l'agent disponibles dépendent de la configuration d'affichage définie par votre superviseur. Si ce dernier n'autorise pas l'affichage d'informations sur l'agent impliqué dans l'échange, cette colonne est masquée.

Votre horaire peut apparaître dans une ou deux colonnes sous l'intitulé « mon horaire actuel », comme suit :

- Si votre échange porte sur une heure différente le même jour, seule la colonne répertoriant les informations sur l'horaire ainsi que le nouvel horaire résultant apparaît.
- Si l'échange porte sur un jour différent, une colonne apparaît indiquant votre statut « CONGE » (pour le jour que vous échangez) et une autre colonne indique les nouvelles informations d'horaire pour le jour que vous échangez.
- Si vous cédez votre horaire, une seule colonne apparaît indiquant votre statut « CONGE » pour le jour que vous échangez.
- Si vous échangez un jour partiel, une colonne apparaît indiquant le reste du jour partiel (que vous n'avez pas échangé). Une autre colonne indique les heures du jour partiel que vous échangez (ainsi que toutes les heures éventuelles existant dans votre horaire pour ce jour).
infructueux

Les demandes d'échange pour les dates de la période sélectionnée peuvent être :

Les colonnes suivantes apparaissent dans le tableau « unfructueux » :

Les informations sur l'agent disponibles dépendent de la configuration d'affichage définie par votre superviseur. Si ce dernier n'autorise pas l'affichage d'informations sur l'agent impliqué dans l'échange, cette colonne est masquée.

S'il s'agit d'un échange que vous avez déclenché, « ce que je céderai » indique l'horaire actuel que vous souhaitez échanger. S'il s'agit d'un échange déclenché par un autre agent, « ce que je céderai » indique l'horaire que vous accepteriez d'échanger avec l'agent d'envoi qui a demandé l'échange.

annulé

Les demandes d'échange pour les dates de la période sélectionnée peuvent être :

Les colonnes du tableau « annulé » sont identiques à celles du tableau « envoyé au centre d'échange » (reportez-vous à envoyé au centre d'échange, 1-105).

Si l'heure de début de l'horaire envoyé ou l'heure de début au plus tôt de l'horaire demandé est comprise dans le préavis minimal requis pour un échange, le statut de la demande d'échange d'horaires devient « annulé ».

Détails des échanges figurant dans les tableaux « en attente de mon approbation », « en attente », « terminé » et « infructueux »

Dans la page mes échanges, un lien détails apparaît en regard de chaque échange répertorié dans les tableaux de statut. Si vous cliquez sur le lien détails d'un échange d'horaires qui se trouve dans le tableau « en attente de mon approbation », « en attente », « terminé » ou « infructueux », la fenêtre Détails de l'échange apparaît. Elle affiche tous les détails relatifs à la demande d'échange d'horaires sélectionnée, comme l'illustre la Figure 1-41.

REMARQUE : Les détails des échanges appartenant aux tableaux « envoyé au centre d'échange » et « annulé » sont décrits dans Fenêtre Détails de l'échange des échanges dont le statut est « envoyé au centre d'échange » ou « annulé », 1-112.



Figure 1-41 . Page Détails de l'échange (« en attente de mon approbation », « en attente », « terminé » et « infructueux »)

Les trois sections qui apparaissent sont décrites ci-dessous :

mon horaire actuel

Cette section contient les détails des horaires répertoriés dans la colonne « ce que je céderai » de la page mes échanges. Si la date de votre horaire actuel est différente de celle de l'horaire que vous souhaitez obtenir en échange, l'horaire des deux dates apparaît dans cette section (la date la plus ancienne apparaît en premier). Par exemple, si vous voulez échanger un horaire le 17 mars contre un horaire le 19 mars (votre jour de congé), les deux dates apparaissent dans cette section. Sous l'intitulé 17 mars figurent les détails de votre horaire actuel et sous l'intitulé 19 mars figure la mention « CONGE ».

REMARQUE : S'il s'agit d'un échange de jour partiel (dont le statut n'est pas « terminé »), l'horaire du jour complet apparaît alors. S'il s'agit d'un échange de jour partiel dont le statut est « terminé », une colonne affiche alors la partie de l'horaire qui existe toujours (si vous n'avez pas échangé le jour entier). L'autre colonne indique les heures que vous avez acceptées, ainsi que toutes les heures éventuelles que compte votre horaire pour ce jour.

La première ligne de cette section indique l'icône et la description du code de base de votre horaire actuel, ainsi que le nombre d'heures payées (en gras). Les icônes des activités planifiées, les plages horaires et les descriptions de l'horaire apparaissent. S'il n'existe pas d'horaire pour la plage de dates ou d'heures indiquée, la mention « CONGE » est affichée.

ce que je recevrai

Notez que si le statut de l'échange est « terminé », cette section n'apparaît pas. En effet, l'horaire que vous avez échangé est désormais votre nouvel horaire actuel.

Cette section contient les détails des horaires répertoriés dans la colonne « ce que je recevrai » de la page mes échanges. Si la date de votre horaire actuel est différente de celle de l'horaire que vous souhaitez obtenir en échange, l'horaire des deux dates apparaît dans cette section (la date la plus ancienne apparaît en premier). Par exemple, si vous avez échangé votre horaire le 17 mars contre un horaire le 19 mars car vous souhaitiez travailler pendant votre jour de congé, les deux dates apparaissent dans cette section. Sous l'intitulé 17 mars figure la mention « CONGE » et sous l'intitulé 19 mars figure l'horaire que vous recevez.

La première ligne des détails indique l'icône et la description du code de base de votre horaire actuel, ainsi que le nombre d'heures payées (en gras). Les icônes des activités planifiées, les plages horaires et les descriptions de l'horaire apparaissent. S'il n'existe aucun horaire pour la plage de dates ou d'heures indiquée, la mention « CONGE » est affichée.

Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger (heures que vous recevrez) apparaissent ici. N'oubliez pas que toutes les heures qui peuvent figurer dans votre horaire pour le jour partiel que vous échangez n'apparaissent pas ici. Une fois que le statut de l'échange est « terminé », la section « horaire actuel » (reportez-vous à mon horaire actuel, 1-110) indique toutes les heures qu'il vous faudra travailler. Les heures du jour partiel que vous recevez en échange sont également incluses, tout comme les heures qui existent déjà pour ce jour.

informations complémentaires sur l'échange

Cette section affiche le statut de la demande d'échange d'horaires, ainsi que d'autres informations telles que la date et l'heure de la dernière modification de la demande, le type d'échange et les informations de l'agent.

Cette section contient les informations suivantes :

Un bouton fermer figure en haut et en bas de la fenêtre. Cliquez sur ce bouton pour fermer la page Détails de l'échange.

Fenêtre Détails de l'échange des échanges dont le statut est « envoyé au centre d'échange » ou « annulé »

Dans la page mes échanges, un lien détails apparaît en regard de chaque échange répertoriés dans les tableaux de statut. Si vous cliquez sur le lien détails d'un échange d'horaires qui se trouve dans le tableau « envoyé au centre d'échange » ou « annulé », la fenêtre Détails de l'échange apparaît. Elle affiche tous les détails relatifs à la demande d'échange d'horaires concernée, comme l'illustre la Figure 1-42.

REMARQUE : Les détails des échanges n'appartenant pas aux tableaux « envoyé au centre d'échange » et « annulé » sont décrits dans Détails des échanges figurant dans les tableaux « en attente de mon approbation », « en attente », « terminé » et « infructueux », 1-108.



Figure 1-42 . Fenêtre Détails de l'échange (statut « envoyé au centre d'échange » ou « annulé »)

Les trois sections qui apparaissent sont décrites ci-dessous :

mon horaire actuel

Cette section contient les détails des horaires répertoriés dans la colonne « ce que je céderai » de la page « mes échanges ».

REMARQUE : S'il s'agit d'un échange de jour partiel, l'horaire du jour complet apparaît alors.

La première ligne de cette section indique l'icône et la description du code de base de votre horaire actuel, ainsi que le nombre d'heures payées (en gras). Les icônes des activités planifiées, les plages horaires et les descriptions de l'horaire apparaissent.

ce que je recevrai

Cette section indique la date, la plage d'heures de début et la durée des échanges et horaires annulés que vous souhaitez accepter en échange de l'horaire que vous avez envoyé.

Si l'horaire est à céder, la mention « CONGE » remplace la plage d'heures de début. Si vous souhaitez commencer à n'importe quelle heure, la plage d'heures de début est remplacée par la mention « débutant à n'importe quelle heure ».

La première ligne des détails indique l'icône et la description du code de base de votre horaire actuel, ainsi que le nombre d'heures payées (en gras). Les icônes des activités planifiées, les plages horaires et les descriptions de l'horaire apparaissent. S'il n'existe aucun horaire pour la plage de dates ou d'heures indiquée, la mention « CONGE » est affichée.

Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger (heures que vous recevrez) apparaissent ici. N'oubliez pas que toutes les heures qui peuvent figurer dans votre horaire pour le jour partiel que vous échangez n'apparaissent pas ici. Une fois que le statut de l'échange est « terminé », la section « horaire actuel » (reportez-vous à mon horaire actuel, 1-110) indique toutes les heures qu'il vous faudra travailler. Les heures du jour partiel que vous recevez en échange sont également incluses, tout comme les heures qui existent déjà pour ce jour.

informations complémentaires sur l'échange

Cette section affiche le statut de la demande d'échange d'horaires, ainsi que d'autres informations telles que la date et l'heure de la dernière modification de la demande, le type d'échange et les informations de l'agent.

Cette section contient les informations suivantes :

Cliquez sur le bouton fermer pour fermer la page Détails de l'échange.

Approbation et refus d'échanges

Lorsqu'il n'y a aucun échange à approuver ou refuser, ce bouton est masqué. Pour approuver ou refuser des échanges, cochez la case « approuver » ou « rejeté » en regard de chaque échange en attente de votre approbation (reportez-vous à en attente de mon approbation, 1-103). Cliquez ensuite sur le bouton approuver / rejeter les échanges pour faire apparaître la page de résultats « Approuver / rejeter les échanges », comme l'illustre la Figure 1-43.



Figure 1-43 . Page Approuver / rejeter les échanges (résultats)

Les deux types d'échange que vous pouvez approuver sont les suivants :

Chaque échange que vous avez approuvé ou refusé est répertorié dans la page des résultats. Les informations suivantes apparaissent pour chaque demande d'échange :

Les informations sur l'agent disponibles dépendent de la configuration d'affichage définie par votre superviseur. Si ce dernier n'autorise pas l'affichage d'informations sur l'agent impliqué dans l'échange, cette colonne est masquée.

S'il s'agit d'un échange que vous avez déclenché, « ce que je céderai » indique l'horaire que vous souhaitez échanger. S'il s'agit d'un échange déclenché par un autre agent, « ce que je céderai » indique l'horaire que vous accepteriez d'échanger avec l'agent d'envoi qui a demandé l'échange.

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger apparaissent. Sachez que les heures restantes (que vous n'échangez pas pour l'horaire de cette date) ne sont pas affichées ici.

IMPORTANT : Si vous échangez un jour partiel, seules les heures à échanger (heures que vous recevrez) apparaissent ici. N'oubliez pas que des heures sont déjà programmées pour ce jour ; elles n'apparaissent pas car elles existent déjà et ne font pas partie de l'échange (jour partiel).

IMPORTANT : Plusieurs agents peuvent accepter une même demande d'échange d'horaires ouvert. Dans ce cas, le premier échange qui est traité sera approuvé et les autres seront refusés.

Les liens suivants sont disponibles en bas de cette page :

Cliquez ici pour revenir au centre d'échange

Cliquez sur ce lien pour revenir au tableau d'échange d'horaires (reportez-vous à Onglet « tableau d'échange d'horaires » de ScheduleViewer, 1-85).

Cliquez ici pour revenir à ScheduleViewer

Cliquez ici pour revenir à la page mon horaire de ScheduleViewer (vue Hebdomadaire) avec la semaine en cours sélectionnée (reportez-vous à Onglet « mon horaire » de ScheduleViewer, 1-39).

Annulation d'une demande d'échange envoyée

Dans le tableau « envoyé au centre d'échange » de la page mes échanges (reportez-vous à envoyé au centre d'échange, 1-105), cliquez sur le lien annuler en regard de la demande d'échange à annuler. Le message suivant apparaît : « Voulez-vous vraiment annuler cette demande ? ». Cliquez sur annuler pour annuler la suppression de cette demande ou sur OK pour supprimer la demande du tableau d'échange. La demande ne figure plus dans le tableau « envoyé au centre d'échange », mais apparaît dans le tableau « annulé ». Notez que seules les demandes d'échange d'horaires dont le statut est « envoyé au centre d'échange » peuvent être annulées.

Calendrier

Le contrôle de calendrier standard de ScheduleViewer (voir la Figure 1-40), qui permet de sélectionner les dates affichées, figure dans l'angle supérieur droit de l'écran. La date actuelle est affichée au-dessus du calendrier. Cliquez sur un jour du calendrier pour afficher les demandes d'échange dont les horaires envoyés tombent à la date sélectionnée. Cliquez sur le « S » au début d'une ligne pour afficher les demandes d'échange dont les horaires envoyés tombent dans la semaine sélectionnée. Cliquez sur le nom du mois figurant en haut du calendrier pour afficher les demandes d'échange dont les horaires envoyés tombent dans le mois sélectionné.

Comme dans les autres pages ScheduleViewer, la date ou la plage de dates pour laquelle des données sont affichées figure en haut de la page. Si vous cliquez sur un mois dans le calendrier, il s'affiche avec l'année en haut de la page. Cela permet également de faire apparaître des flèches à gauche et à droite du mois (dans le calendrier). Pour accéder aux demandes du mois précédent, cliquez sur la flèche à gauche du mois en cours. Pour accéder aux demandes du mois suivant, cliquez sur la flèche à droite du mois en cours. Dans les intitulés de plage de dates de la page mes échanges, vous pouvez faire défiler les dates à l'aide des flèches gauche et droite situées entourant la date actuelle, comme dans les autres pages ScheduleViewer. Pour plus d'informations sur l'utilisation du contrôle de calendrier, reportez-vous à Calendrier, 1-93.

Vues Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel et Tout pour mes échanges

Outre l'utilisation du calendrier pour filtrer les demandes d'échange (tel que décrit ci-dessus), vous pouvez également utiliser les liens Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel affichés en haut de la page pour filtrer les demandes. Lorsque vous cliquez sur l'un de ces liens, les informations sur les demandes d'échange qui apparaissent sont identiques à celles affichées dans la page mes échanges (option « Tout » activée). Cependant, le filtrage choisi permettra d'afficher uniquement les échanges d'un jour, d'une semaine ou d'un mois particulier. Cliquez sur Tout pour afficher de nouveau tous les échanges d'horaires. Les vues Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel sont décrites ci-dessous :

Vue Quotidien pour les demandes d'échange

Cliquez sur le lien Quotidien pour afficher les demandes d'échange pour un jour précis de la manière suivante.

Vue Hebdomadaire pour les demandes d'échange

Cliquez sur le lien Hebdomadaire pour afficher les demandes d'échange pour une semaine précise de la manière suivante.

Vue Mensuel pour les demandes d'échange

Cliquez sur le lien Mensuel pour afficher les demandes d'échange pour un mois précis de la manière suivante.

Vue Tout pour les demandes d'échange

Cliquez sur le lien Tout pour afficher toutes les demandes d'échange ; cette vue est activée par défaut lors de la première consultation de la page mes échanges. Tous vos échanges sont alors affichés (pour toutes les dates).

La partie supérieure de chacune de ces vues contient la plage de dates. Le jour, la semaine ou le mois actuellement affiché est également mis en surbrillance dans le calendrier.

échange d'un horaire

Pour échanger un horaire, cliquez sur le lien échanger un horaire dans la page mes échanges pour déclencher un échange d'horaires. La page Echanger votre horaire, illustrée à la Figure 1-26 apparaît. Pour plus d'informations sur l'échange d'horaires, reportez-vous à Déclenchement d'un échange d'horaires, 1-72.

Règles d'échange d'horaires

Il n'est possible de valider des horaires pour envoi ou échange que s'ils remplissent des conditions spécifiques qui sont toujours vérifiées pour chaque demande d'échange. En outre, les paramètres définis par les superviseurs pour chaque UG activent et contrôlent de nombreuses options d'échange pouvant être disponibles sur les écrans d'échange d'horaires WebStation. Selon les options sélectionnées et les valeurs entrées par le superviseur, l'échange d'horaires peut être limité ou totalement désactivé pour des agents spécifiques ou des UG entières. Les paramètres sélectionnés peuvent aussi avoir un impact direct sur la validation des échanges d'horaires que tentent d'effectuer les agents. Par exemple, les superviseurs peuvent restreindre l'échange d'horaires pour éviter le dépassement d'un nombre maximal sélectionné d'heures de travail pour chaque agent. Dans ce cas, les agents qui tentent d'envoyer des demandes d'échange d'horaires susceptibles d'entraîner un dépassement de cette limite voient ces demandes rejetées. De même, il est possible de définir des règles pour chaque UG (reportez-vous à Règles d'échange de l'UG, 1-69.

Validation d'horaires

Il n'est possible de valider des horaires pour envoi ou échange que s'ils remplissent des conditions spécifiques (règles d'UG) définies par un superviseur. Les validations d'échanges d'horaires ont lieu lorsqu'un agent envoie un échange (reportez- vous à Déclenchement d'un échange d'horaires, 1-72) ou accepte un échange envoyé (reportez-vous à Acceptation des échanges sélectionnés en vue d'un échange (bouton échanger), 1-95). Par conséquent, dans les conditions suivantes, l'agent peut être soit l'agent d'envoi soit l'agent consentant, selon le moment auquel les validations sont effectuées. Les conditions suivantes sont toutes requises lors de la validation d'horaires pour échange :

Validation d'échanges

Un agent n'est autorisé à accepter une demande d'échange que si les horaires envoyés et demandés remplissent toutes les conditions spécifiées dans Validation d'horaires, 1-117 pour l'agent d'envoi et pour l'agent consentant. En outre, un agent ne peut accepter une demande d'échange que si son horaire en cours pour la date en question correspond à l'horaire demandé. Notez que si l'agent d'envoi et l'agent consentant se trouvent dans des UG différentes et que l'échange entre UG est autorisé, il se peut qu'un échange soit correct pour un agent mais pas pour l'autre, en raison des règles d'échange éventuellement différentes pour chaque UG. Il est également possible que l'horaire envoyé soit valide au moment de l'envoi, mais pas au moment de l'acceptation. Une des raisons possibles de l'échec de la validation tient au fait que les horaires concernés par l'échange peuvent être modifiés entre l'acceptation ou l'approbation de l'échange et sa validation.

En tout cas, si une validation échoue, le statut de la demande d'échange d'horaires devient « échec ». Les demandes d'échange d'horaires en échec sont affichées dans l'onglet « mes échanges », sous la section « Infructueux ».

Acceptation

Après la validation d'un échange (reportez-vous à Validation d'échanges, 1-117), le statut de cet échange devient approbation en attente ou approuvé.

Si l'approbation du superviseur est requise pour l'UG de chaque agent (reportez-vous à Approbation des échanges par les agents et les superviseurs, 1-118), le statut de l'échange demandé devient approbation en attente. Il apparaît sur la page mes échanges sous l'intitulé « En attente ». (Pour plus d'informations, reportez-vous à en attente, 1-104) Si l'approbation du superviseur n'est pas nécessaire, le statut de l'échange devient approuvé et les horaires sont échangés automatiquement. (Pour plus d'informations, reportez-vous à Validation finale et réalisation de l'échange, 1-118)

Une fois qu'une demande est acceptée, toutes les autres demandes d'échange d'horaires qui étaient basées sur l'horaire envoyé sont supprimées du tableau d'échange d'horaires ; si l'agent d'envoi a spécifié plusieurs jours pour lesquels il souhaite travailler en échange de l'horaire envoyé, ces demandes supplémentaires sont supprimées du tableau d'échange d'horaires. De même, si l'agent d'envoi a indiqué qu'il souhaitait travailler le jour qui vient d'être accepté en échange de plusieurs horaires envoyés, ces demandes supplémentaires sont supprimées du tableau d'échange d'horaires.

Approbation des échanges par les agents et les superviseurs

Si les superviseurs ont défini la procédure d'échange d'horaires WebStation pour l'UG afin que leur approbation soit nécessaire, ils doivent approuver ou refuser chaque demande d'échange d'horaires pour l'UG. Si l'approbation du superviseur n'est pas nécessaire, un échange est automatiquement approuvé une fois qu'il a été accepté.

Un superviseur peut approuver toutes les demandes d'échange d'horaires dont le statut actuel est approbation en attente (Reportez-vous à en attente, 1-104). Il peut également refuser toutes les demandes d'échange d'horaires dont le statut actuel est approbation en attente. Lorsqu'un superviseur refuse une demande d'échange, le statut de ce dernier devient refusé.

Validation finale et réalisation de l'échange

Lorsqu'un superviseur approuve une demande d'échange d'horaires ou que cette demande est automatiquement approuvée, les horaires des agents sont échangés par le processus d'échange d'horaires en arrière-plan. Pour que ce processus se déroule correctement, la demande d'échange d'horaires doit être revalidée, comme indiqué dans Validation d'échanges, 1-117. (Cette validation finale est nécessaire car les horaires concernés par l'échange ont peut-être été modifiés depuis l'acceptation ou l'approbation de cet échange.) En cas d'échec d'une validation finale, le statut de la demande devient échec. Si les validations aboutissent, les deux horaires sont échangés et le statut de l'échange devient terminé.

Onglet « horaires de l'agent » de ScheduleViewer

L'onglet « horaires de l'agent » s'affiche seulement si la fonction d'échange d'horaires WebStation est activée et si votre superviseur a autorisé votre UG à afficher les horaires des autres agents. Cliquez sur l'onglet « horaires de l'agent » pour afficher les horaires du jour actuel dans une page semblable à celle illustrée à la Figure 1-44.



Figure 1-44 . WebStation ScheduleViewer – Onglet « horaires de l'agent » (affichage des colonnes par défaut)

Selon les préférences d'affichage des colonnes sélectionnées dans Mes préférences - horaires de l'agent (reportez-vous à Onglet « horaires de l’agent », 1-29), les colonnes illustrées à la Figure 1-44 peuvent différer de celles qui apparaissent à l'écran. Si vous n'avez pas choisi d'afficher ou de masquer des colonnes particulières dans Mes préférences - horaires de l'agent, les colonnes affichées sont celles par défaut. Ces colonnes sont décrites dans Colonnes contenant les informations sur les horaires des agents, 1-122.

L'onglet « horaires de l'agent » permet de consulter les horaires de la date actuelle pour les agents de votre UG pour lesquels vous êtes autorisé à afficher les horaires. Vous ne pouvez consulter ici que les horaires pour un seul jour.

Liste des agents

La liste des horaires d'agents que vous pouvez visualiser dépend des règles d'échange définies par votre superviseur pour votre UG. Vous pouvez, par exemple, voir les horaires de tous les agents de votre UG ou uniquement ceux des agents avec lesquels vous êtes autorisé à échanger vos horaires. Votre superviseur définit également des options qui peuvent, par exemple, vous permettre d'afficher les horaires des agents appartenant à d'autres UG ou uniquement les agents ayant la même valeur de groupe de données d'agent. En outre, il peut choisir de vous laisser voir toutes les activités planifiées (repas, pauses, etc.) ou uniquement celles que vous pourriez échanger avec votre horaire.

Modification de la liste des horaires d'agents

Si votre superviseur vous l'autorise, vous pouvez afficher les horaires des agents appartenant à une autre UG ou uniquement les horaires d'une valeur de groupe de données d'agent. Cliquez sur le lien modifier pour afficher une page, semblable à celle illustrée à la Figure 1-45, dans laquelle vous pourrez sélectionner une autre UG ou valeur de données d'agent.



Figure 1-45 . Horaires de l'agent – Choisissez une UG et une valeur de données d'agent

Pour afficher un ensemble d'horaires différent dans la page horaires de l'agent, sélectionnez les options voulues dans les champs suivants.

UG

En fonction des autorisations accordées par votre superviseur, les options du champ UG sont les suivantes :


Par défaut, ce champ affiche votre UG. Notez que si vous n'êtes pas autorisé à afficher les horaires d'agents des autres UG, l'option « Toutes les unités de gestion » n'apparaît pas.

Groupe de données de l'agent

Vous pouvez afficher tous les horaires d'une UG ou sélectionner la valeur du groupe de données de l'agent dont vous souhaitez afficher les horaires. Si vous avez sélectionné « Toutes les unités de gestion » dans le champ UG, vous ne pouvez pas sélectionner de groupe de données de l'agent (le champ est masqué). Pour filtrer les horaires des agents, choisissez l'un des groupes de données de l'agent suivants :


REMARQUE : Lorsque vous sélectionnez une UG spécifique (et éventuellement une valeur de données d'agent), il est possible que certains horaires d'agents appartenant à cette UG ou valeur de données d'agent n'apparaissent pas. En effet, votre superviseur peut avoir défini une règle stipulant que seuls les horaires des agents avec lesquels vous êtes autorisé à effectuer des échanges seront affichés (reportez-vous à Liste des agents, 1-120).-{}-

Affichage des horaires de l’agent

Pour afficher les horaires d'agents pour l'UG et la valeur de données d'agent sélectionnées, cliquez sur le bouton afficher les horaires de l'agent ; la page horaires de l'agent apparaît (semblable à celle illustrée à la Figure 1-44. Notez que dans la partie supérieure de la page horaires de l'agent figurent l'UG et la valeur de données d'agent (ou Unité de gestion, si vous avez choisi d'afficher tous les horaires de l'UG) dont les horaires sont affichés.

Affichage des horaires d'agents pour une date différente

Par défaut, la liste des horaires des agents indique les horaires pour la date actuelle. Cependant, vous pouvez choisir une autre date en :

Colonnes contenant les informations sur les horaires des agents

Les colonnes figurant dans la page horaires de l'agent sont décrites ci-dessous. Si certaines colonnes n'apparaissent pas, vous pouvez modifier les options dans Mes préférences - horaires de l'agent (reportez-vous à Onglet « horaires de l’agent », 1-29) de manière à masquer ou afficher ces colonnes dans la page horaires de l'agent. Si vous n'effectuez aucune configuration dans Mes préférences - horaires de l'agent, les champs suivants apparaissent par défaut : ID, Nom, Début d'horaire, Fin d'horaire, Durée d'horaire, Début du repas, Fin du repas, Durée du repas.

ID

ID TotalView de l'agent. Il est impossible de masquer cette colonne.

Nom

Nom de l'agent. Il est impossible de masquer cette colonne.

Début de l'horaire

Heure de début de l'horaire. Si l'agent n'a pas d'horaire pour cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Fin d'horaire

Heure de fin de l'horaire. Si l'agent n'a pas d'horaire pour cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Durée d'horaire

Durée de l'horaire. Notez que la méthode de calcul utilisée pour déterminer la durée dépend de la configuration choisie par votre superviseur pour compter les heures hebdomadaires des activités planifiées.

Pause 1 Début

Heure de début de la première activité planifiée (pause). Si l'agent n'a pas de pause pour cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Pause 1 Fin

Heure de fin de la première activité planifiée (pause). Si l'agent n'a pas de pause pour cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Durée de pause 1

Durée de la première pause. Si l'agent n'a pas de pause pour cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Début du repas

Heure de début du repas. Si l'agent ne prend pas de repas à cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Fin du repas

Heure de fin du repas. Si l'agent ne prend pas de repas à cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Durée du repas

Durée pour le repas. Si l'agent ne prend pas de repas à cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Pause 2 Début

Heure de début de la deuxième activité planifiée (pause). Si l'agent n'a pas de deuxième pause pour cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Pause 2 Fin

Heure de fin de la deuxième activité planifiée (pause). Si l'agent n'a pas de deuxième pause pour cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Durée de pause 2

Durée de la deuxième pause. Si l'agent n'a pas de deuxième pause pour cette date, la mention « --:-- » apparaît.

Tri de la liste des horaires d'agents

Pour trier les horaires des agents, cliquez sur l'en-tête d'une colonne afin de trier les données qu'elle contient dans l'ordre croissant. Pour les trier dans l'ordre décroissant, cliquez de nouveau sur l'en-tête. Notez que les champs horaires vides figurent en bas de la liste dans l'ordre croissant et en haut de la liste dans l'ordre décroissant.

Info-bulle

Si la configuration des échanges choisie par votre superviseur vous permet d'afficher les valeurs de données d'agent, placez le curseur de la souris sur une ligne pour faire apparaître une info-bulle.

Vues Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel pour les horaires d'un agent précis

Pour afficher les détails des horaires d'un agent précis en mode quotidien, hebdomadaire ou mensuel, cliquez sur le lien Q, H ou M situé à gauche de l'horaire de l'agent. La description de chaque format se trouve ci-dessous.

Notez que si vous modifiez la vue pour un agent particulier, les détails de son horaire apparaîtront dans le même affichage. Par exemple, si vous consultez l'horaire de l'Agent 155 en mode Quotidien, puis que vous décidiez de le consulter en mode Hebdomadaire, les détails hebdomadaires seront affichés dans la même fenêtre qui affichait l'horaire quotidien (les détails quotidiens étant remplacés par les détails hebdomadaires). Cependant, si vous cliquez sur le lien Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel pour l'Agent 212, l'horaire de cet agent apparaît dans une fenêtre disctincte (la fenêtre de l'Agent 155 reste ouverte). Vous pouvez ainsi consulter simultanément les détails des horaires de plusieurs agents.

Chaque vue (Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel) présente le même affichage :

Affichage des détails de l'horaire de l'agent pour le jour actuel

Cliquez sur le lien Q à gauche de l'horaire de l'agent (reportez-vous à Figure 1-44) pour afficher les détails sur l'horaire en question pour la date actuellement indiquée dans la page horaires de l'agent. La vue Quotidien, telle qu'illustrée à la Figure 1-46, est activée.

Vous pouvez également afficher l'horaire quotidien de l'agent en :



Figure 1-46 . Horaires de l'agent – Vue Quotidien de l'horaire de l'agent

La vue Quotidien comporte les informations suivantes :

Accès aux vues Hebdomadaire et Mensuel pour l'horaire de cet agent
Affichage des détails de l'horaire de l'agent pour la semaine actuelle

Cliquez sur le lien H à gauche de l'horaire de l'agent (reportez-vous à Figure 1-44) pour afficher les détails sur l'horaire en question pour la semaine actuelle. La vue Hebdomadaire, telle qu'illustrée à la Figure 1-47 apparaît. La semaine affichée est celle qui contient la date indiquée dans la page horaires de l'agent ; le premier jour de la semaine apparaît en premier.

Vous pouvez également afficher l'horaire hebdomadaire de l'agent en :



Figure 1-47 . Horaires de l'agent – Vue Hebdomadaire de l'horaire de l'agent

La vue Hebdomadaire comporte les informations suivantes :

Accès aux vues Quotidien et Mensuel pour l'horaire de cet agent
Affichage des détails de l'horaire de l'agent pour le mois actuel

Cliquez sur le lien M à gauche de l'horaire de l'agent (reportez-vous à Figure 1-44) pour afficher les détails sur l'horaire en question pour le mois actuel. La vue Mensuel, telle qu'illustrée à la Figure 1-48 apparaît. Le mois affiché est celui qui contient la date sélectionnée dans la page horaires de l'agent.

Vous pouvez également afficher l'horaire mensuel de l'agent en :



Figure 1-48 . Horaires de l'agent – Vue Mensuel de l'horaire de l'agent

La vue Mensuel comporte les informations suivantes :

Accès aux vues Quotidien et Hebdomadaire pour l'horaire de cet agent
Echange d'un horaire

Pour échanger un horaire, cliquez sur le lien échanger un horaire dans la page horaire de l'agent pour déclencher un échange d'horaires. La page Echanger votre horaire, illustrée à la Figure 1-26 apparaît. Pour plus d'informations sur l'échange d'horaires, reportez-vous à Déclenchement d'un échange d'horaires, 1-72.

Impression de vos horaires

Pour imprimer vos horaires affichés dans ScheduleViewer, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Imprimer de la barre d'outils de votre navigateur Internet soit choisir Fichier>Imprimer. Selon le navigateur Internet que vous utilisez, une fenêtre peut s'afficher pour vous permettre de choisir l'imprimante à utiliser. En principe, la valeur par défaut convient. Ensuite, cliquez sur le bouton OK.

Vous pouvez aussi choisir Fichier>Aperçu avant impression pour afficher un aperçu de l'impression des horaires présentés dans ScheduleViewer. Pour imprimer les horaires, cliquez sur Imprimer dans la fenêtre d'aperçu avant impression. Selon le navigateur que vous utilisez, une fenêtre peut s'afficher pour vous permettre de choisir l'imprimante à utiliser. En principe, l'option par défaut convient et il vous suffit de cliquer sur le bouton OK. Pour fermer la fenêtre d'aperçu avant impression sans imprimer les horaires, cliquez sur Fermer.


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